Voorbeeld rittenadministratie

We schreven al eerder over het belang van een correcte rittenregistratie: Wanneer de auto van de zaak minder dan 500 kilometer privé per jaar rijdt hoeft er geen bijtelling privé te betaald te worden. Dit moet wel bewezen worden aan de belastingdienst, deze eisen dat er een rittenadministratie wordt bijgehouden van alle gereden ritten. In dit artikel worden de verplichtingen van een rittenadministratie gegeven en tevens zijn er voorbeelden te vinden (in Excel), die je gemakkelijk kan gebruiken voor je eigen administratie.

Verplicht bij een rittenadministratie

De volgende 3 punten moeten verplicht worden opgenomen in een rittenadministratie:

  • Details over de auto: het merk, type en kenteken
  • Wanneer de auto beschikbaar is geweest
  • Informatie over de ritten

Een rit wordt gedefinieerd als een reisafstand tussen twee adressen. Wanneer iemand op een werkdag ‘s ochtends naar zijn werkplaats rijdt en ‘s avonds weer terug naar huis geldt dit als twee afzonderlijke ritten. Een rit heeft een gemengd karakter wanneer er zowel zakelijk als privé kilometers gemaakt worden in deze rit. Voor elke rit moeten de volgende gegevens in de administratie staan: de datum, de begin- en eindstand van de kilometerteller, begin- en eind adres, de gereden route als die afwijkt van de gebruikelijke route, het karakter van de rit (prive of zakelijk) en bij een rit met een gemengd karakter moeten de privéomrij kilometers vermeld worden.

Voorbeeld rittenadministratie

De belastingdienst geeft het volgende schematische overzicht voor een volledig sluitende rittenadministratie:

rittenadministratie

1. De ritten worden per dag genummerd
2. Je hoeft alleen bij een afwijkende route deze tabel in te vullen. Het bezoekadres (3) vul je in als het gaat om een zakelijke rit. Gaat het om een priverit dan vul je kolommen (4) en (5) in.

Rittenadministratie in Excel

Het beste voorbeeld van een administratie in Excel vind je bij Microsoft zelf: hier te downloaden.
Een administratie in excel is waarschijnlijk voldoende wanneer je vaak dezelfde rit maakt. Maak je veel verschillende ritten dan kun je ook denken over een programma als Rit Assist (39,95 euro per jaar). Hier kun je heel gemakkelijk met behulp van onder andere google maps een correcte rittenadministratie bijhouden.