Een factuur versturen is waarschijnlijk de meest plezierige taak die komt kijken bij de administratie van de eenmanszaak. Je wordt betaald voor de diensten en/of goederen die je hebt geleverd, hier heb je het uiteraard allemaal voor gedaan! De belastingdienst heeft een aantal eisen gesteld over wat er op een factuur moet staan, lees deze grondig door. Verder zijn er op deze pagina een aantal voorbeelden van hoe je gemakkelijk in excel zelf je facturen kan maken. Je kan uiteraard ook kiezen voor een boekhoudprogramma als acumulus.
Wanneer je zaken doet met het buitenland is het van belang om op de hoogte te zijn van de speciale regels die er gelden voor het BTW tarief.

Verplicht op een factuur

De belastingdienst heeft een aantal eisen gesteld aan facturen:

• Een factuur moet een (uniek) opvolgend factuurnummer hebben
• Datum van uitreiking van de factuur
• De datum waarop de diensten of producten geleverd zijn
• Naam, adres en btw-identificatienummer van je bedrijf
• Een duidelijke omschrijving en het aantal van de geleverde dienst of producten
• De prijs exclusief btw en het totaalbedrag
• De BTW in euro’s
• het btw-identificatienummer van de klant moet vermeld worden wanneer er sprake is van een levering aan een andere lidstaat van de EU of als uw klant op grond van een verleggingsregeling verantwoordelijk is voor de afdracht van BTW
• als de belasting wordt voldaan door een fiscaal vertegenwoordiger; zijn naam en adres en btw-identificatienummer

Dit zijn de basis regels waaraan een factuur moet voldoen, kijk voor uitzonderingen bij de belastingdienst.

Factuur in excel

Facturen maken in excel is erg gemakkelijk. Er zitten zelfs voorbeeld sjablonen in Excel om facturen te maken. Kies in Excel om een ‘nieuw bestand’ te maken. Kijk dan hier bij de ’sjablonen’ hier vind je meerdere standaard facturen (in de engelse versie “invoice”). Let er op dat alle verplichtingen dien gelden voor facturen op de sjablonen vermeld zijn.
Ook kun je zelf gemakkelijk een aangepaste factuur maken, kijk voor een cursus op Zibb.nl. Ook vind je hier meer standaard facturen.

Factuur buitenland

Voor goederen en diensten geleverd aan het buitenland gelden andere regels voor de BTW, dit moet goed vermeld zijn op de factuur. Er wordt onderscheidt gemaakt tussen landen binnen de EU en buiten de EU.

Voor levering van goederen en diensten met een ondernemer in de EU (buiten NL) geldt, geen BTW rekenen (dit wordt verlegd naar het land van de klant). Op de factuur vermeld je dan 0% BTW (“Vat due under the reverse charge rule”). Aan particulieren binnen de EU moet wel 19% berekend worden.
Voor ondernemers buiten de EU geldt, geen BTW belasten. (meer informatie bij de belastingdienst).

Voor de rest moet een factuur naar het buitenland voldoen aan dezelfde regels als hierboven beschreven. Het is waarschijnlijk praktisch om de factuur in het Engels op te stellen. Zorg ervoor dat je een correct BTW nummer (VAT number) hebt van de onderneming in het buitenland, zodat de verlegde BTW later niet aan jouw verrekend wordt!

Factuur maken met een boekhoudprogramma

Wanneer je veel verschillende klanten hebt kan het handig zijn om te denken over een boekhoudprogramma. Deze kunnen automatisch facturen genereren. En daarnaast heb je gelijk de volledige boekhouding op orde. De belastingaangifte regel je dan met 1 druk op de knop! Onze aanrader is acumulus. Dit is een boekhoudpakket speciaal gericht voor eigenaren van een eenmanszaak. Kennis van boekhouden is niet meer nodig, Acumulus regelt alles voor je! Het pakket kun je gratis 30 dagen uitproberen, daarna betaal je 9,95 per maand. Lees hier meer over gratis boekhoudpaketten.