Als eigenaar van een eenmanszaak is het belangrijk om een goede urenadministratie bij te houden. Een van de eisen die de belastingdienst stelt om een bedrijf te erkennen als ondernemer is het urencriterium. Dit houdt in dat de eigenaar van de eenmanszaak minimaal 1225 uur per jaar in het bedrijf moet werken. Dit komt neer op ongeveer 24 uur per week. Erkent worden door de belastingdienst als ondernemer is belangrijk omdat je anders niet in aanmerking komt voor de fiscale voordelen voor ondernemers). De belastingdienst kan het urencriterium komen controleren, daarom is het van belang om een urenregistratie bij te houden.
De urenregistratie helpt ook bij de bedrijfsvoering: je houdt bij hoeveel uur je aan de klant moet facturen en je krijgt een overzicht over welke bedrijfsactiviteiten het meeste tijd kosten.
Er is voldoende (online) software beschikbaar waarmee de urenregistratie op een gemakkelijke manier bijgehouden kan worden. Vaak is deze urenregistratie verwerkt in een boekhoudpakket waarmee de volledige administratie van het bedrijf in bijgehouden kan worden. Maar je kan ook kiezen voor een goedkopere oplossing, de administratie bijhouden in een excel bestand. Zeker bij een net nieuw bedrijf is dit waarschijnlijk voldoende administratie. Wanneer het aantal klanten en personeel toeneemt is het verstandig om na te denken over professionele software, deze kunnen na het invullen van de uren automatisch facturen naar klanten sturen en zo een hoop werk uit handen nemen.
Urenregistratie in Excel
Iedereen met een basiskennis Excel kan een simpel urenregistratie formulier maken. Maar nog makkelijker is gebruik maken van Excel Sjablonen. Open een nieuw bestand en je kan kiezen voor vele sjablonen waaronder tijdregistratie formulieren. Wil je toch zelf een urenregistratie maken in excel, wat zet je er allemaal in?
- Categorieën: verdeel het aantal gewerkt uren onder in bijvoorbeeld: administratie, studie, acquisitie, studie. Geef aan of het gaat om een kernactiviteit of ondersteunende werkzaamheden. Op deze manier kun je goed administreren hoeveel tijd aan verschillende activiteiten wordt gestoken.
- Uren: Verdeel de uren onder in gefactureerde en niet-gefactureerde. Zorg er in ieder geval voor dat de kernactiviteiten erin staan, deze zijn van belang voor het urencriterium.
- Soort werk en omschrijving van het werk
- opdrachtgever
In Excel kun je ook gemakkelijk optellingen maken zodat je precies weet hoeveel uur je per week/maand/jaar hebt gewerkt.
Voorbeelden van een urenregistratie in Excel zijn te vinden op de website Beeldrijk.
Urenregistratie Software
De meeste urenregistratie zit verwerkt in een volledig boekhoud pakket, zoals Acumulus, AccountView of Reeleezee, maar er zijn ook pakketten gespecialiseerd in urenregistratie.
Easy time tracking Gratis urenregistratie software (in het engels) eerste 15 dagen maak je gebruik van de ‘pro’ software deze wordt automatisch omgezet in een ‘free’ account.
RescueTime In het engels. Gratis account mogelijk. Trackt automatisch wat je doet (welke documenten open staan).
TimeWriter Uitgebreide urenadministratie software, gratis 10 dagen trial beschikbaar.
EgroupWare Handig wanneer je samenwerkt aan een project
