Als eigenaar van een eenmanszaak is het belangrijk om een goede urenadministratie bij te houden. Het is namelijk belangrijk om door de belastingdienst als ondernemer gekenmerkt te worden (anders kom je niet in aanmerking voor de fiscale voordelen voor ondernemers). Een van de belangrijke eisen is de ‘1225 uur’ regel, zoveel uur moet je minimaal per jaar in je eigen bedrijf stoppen, dit betekend zo’n 24 uur per week. De belastingdienst kan dit komen controleren en daarom is het van belang om een urenregistratie bij te houden.
De urenregistratie helpt ook bij de bedrijfsvoering: je houdt bij hoeveel uur je aan de klant moet facturen, je krijgt een overzicht over welke bedrijfsactiviteiten het meeste tijd kosten.

Er is voldoende (online) software beschikbaar waar je gemakkelijk de urenregistratie kan bijhouden. Vaak zijn dit volledige boekhoud pakketten waarin je de volledige administratie van je bedrijf kan bijhouden. Maar je kan ook kiezen voor een goedkopere oplossing, de administratie bijhouden in een excel bestand. Zeker bij een net nieuw bedrijf is dit waarschijnlijk voldoende administratie. Wanneer het aantal klanten en personeel toeneemt is het verstandig om na te denken over professionele software, deze kunnen na het invullen van de uren automatisch facturen naar klanten sturen en zo een hoop werk uit handen nemen.

Urenregistratie in Excel

Iedereen met een basiskennis Excel kan een simpel urenregistratie formulier maken. Maar nog makkelijk is gebruik te maken van Excel Sjablonen. Open een nieuw bestand en je kan kiezen voor vele sjablonen waaronder tijdregistratie formulieren. Wil je toch zelf een urenregistratie maken in excel, wat zet je er allemaal in?

• Categorieën: verdeel het aantal gewerkt uren onder in bijvoorbeeld: administratie, studie, acquisitie, studie. Geef aan of het gaat om een kernactiviteit of ondersteunende werkzaamheden. Op deze manier kun je goed administreren hoeveel tijd aan verschillende activiteiten wordt gestoken.
• Uren: Verdeel de uren onder in gefactureerde en niet-gefactureerde. Zorg er in ieder geval voor dat de kernactiviteiten erin staan, deze zijn van belang voor het urencriterium.
• Soort werk en omschrijving van het werk
• opdrachtgever

In excel kun je ook gemakkelijk optellingen maken zodat je precies weet hoeveel uur je per week/maand/jaar hebt gewerkt.

Voorbeelden kun je vinden bij Beeldrijk.

Urenregistratie Software

De meeste urenregistratie zit verwerkt in een volledig boekhoud pakket, zoals Acumulus, AccountView of Reeleezee, maar er zijn ook pakketten gespecialiseerd in urenregistratie.

Easy time tracking Gratis urenregistratie software (in het engels) eerste 15 dagen maak je gebruik van de ‘pro’ software deze wordt automatisch omgezet in een ‘free’ account.

RescueTime In het engels. Gratis account mogelijk. Trackt automatisch wat je doet (welke documenten open staan).

TimeWriter Uitgebreide urenadministratie software, gratis 10 dagen trial beschikbaar.

EgroupWare Handig wanneer je samenwerkt aan een project