menu

Administratie eenmanszaak

Een kloppende administratie van een eigen bedrijf is noodzakelijk! Een goede administratie toont van alle inkomsten en uitgaven een specificatie, zoals de factuur. Maar daarnaast geeft het ook de winst- en verliesrekening weer, en toont het via een balans een momentopname van hoe jouw bedrijf ervoor staat.

Administratie van een eenmanszaak als bedrijf Als je een eenmanszaak opricht moet je verplicht ook een administratie bijhouden. Deels kun je dit uitbesteden aan een boekhouder, maar een administratie opzetten is eigenlijk heel eenvoudig.

Administratie voor een bedrijf opzetten

Je hebt heel veel vrijheid hoe je de administratie van jouw bedrijf wilt opzetten. Er zijn eigenlijk weinig regels. Het opzetten van een administratie voor een eenmanszaak is dus eenvoudig. Wel zijn er voorwaarden aan hoe je facturen maakt, de aangiftes verzorgt en hoelang je bewijzen van inkomsten en uitgaven bewaart. Hieruit bestaat dan ook het grootste formele deel.

Toch is het verstandig om meer dan alleen deze verplichte zaken bij te houden. Een goede administratie geeft niet alleen inzicht in fiscale zaken, maar ook hoe de onderneming draait. Denk bijvoorbeeld aan een goede urenadministratie of kilometerregistratie. Goed inzicht in alle aspecten van je onderneming zorgt ervoor dat je betere beslissingen kunt nemen.

Online administratieprogramma’s

Administratie bijhouden

Als eigenaar van een eigen bedrijf, hoe groot of klein deze ook is, ben je verplicht om de administratie zeven jaar lang te bewaren (de fiscale bewaarplicht). De belastingdienst kan in die periode eisen om de administratie in te zien bij een controle. De fiscale bewaarplicht is ingesteld zodat de belastingdienst al deze jaren nog inzicht kan eisen in de gegevens.

Als je de boekhouding via online software verwerkt dan zal deze zorgen voor de benodigde kopieën en beveiliging. Als je de administratie zelf bijhoudt, zoals op papier of Excel, is het belangrijk om ook dit goed te organiseren. Een controle is voor de belastingdienst een van de belangrijkste middelen om na te gaan of er niet gesjoemeld wordt met de belasting.

De volgende gegevens moeten allemaal bewaard worden:

  • Het grootboek
  • Debiteuren– en crediteurenadministatrie
  • Voorraadadministratie
  • In- en verkoopadministratie
  • Loonadministratie

Deze gegevens moeten in hun originele vorm worden bewaard, schriftelijk of digitaal. Denk ook aan agenda’s en de urenadministratie. Als de belastingdienst wil controleren of je voldoet aan het urencriterium moet je kunnen bewijzen dat je deze uren ook aan je onderneming hebt besteed. Verder bewaar je de inkomende en de uitgaande facturen, personeelsgegevens, agenda’s, contracten, en soortgelijk bewijsmateriaal. Bedenk dat er hoge boetes staan op het overtreden van de bewaarplicht.

Onroerend goed

Alle administratie die te maken heeft met onroerende zaken (kantoorruimte) moeten zelfs 10 jaar bewaard blijven. Dit heeft te maken met de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting voor deze zaken.

Digitale administratie? Zorg voor backups!

Je mag je administratie ook digitaal bijhouden, maar ook voor alle bestanden op de computer geldt de bewaarplicht. Let er dus op dat deze 7 jaar na dato nog steeds gebruikt kunnen worden, een uitgeprinte samenvatting is niet voldoende! Wel mag je onder voorwaarde de bestanden overzetten in een andere vorm, hiervoor geldt:

  • Alle gegevens zijn overgezet
  • De inhoud van de gegevens blijft gelijk
  • De nieuwe gegevensdrager is gedurende de bewaarplicht beschikbaar
  • Tijdens een controle moeten geconverteerde bestanden direct inzichtbaar gemaakt kunnen worden

Administratie helpt jou ook!

Naast dat je administratie verplicht moet bijhouden voor de belastingdienst is het ook voor jezelf essentieel om te zien hoe je ervoor staat. Een goed overzicht van de inkomsten en uitgaven is noodzakelijk voor een succesvolle onderneming.

Niet alleen zijn de cijfers nodig voor de aangiftes zelf, je moet deze ook kunnen bewijzen bij eventuele controles achteraf. Het is dus belangrijk dat alle facturen, papieren en de rest van de administratie op een voor jou toegankelijke en veilige manier bewaard zijn. Het is dan ook verstandig om digitale kopieën te maken van alle facturen. Maak je gebruik van een boekhoudpakket uit de cloud, dan zorgen zij voor de online backups. Maak je zelf facturen (bijvoorbeeld in Excel) dan zijn er mogelijkheden om online backups te bewaren, DropBox maar ook iCloud of OneDrive zijn hiervoor goede opties.

Urenadministratie

Een belangrijke voorwaarde om door de belastingdienst als ondernemer gezien te worden is het urencriterium. Je moet per kalenderjaar 1225 uur in je onderneming werken. Hiervoor is het belangrijk om een goede urenadministratie bij te houden. Online zijn er diverse urenregistratie programma’s te vinden. Vooral bij part-time ondernemers (ondernemers die ook voor een baas werken) wordt door de belastingdienst streng gecontroleerd of een ondernemer daadwerkelijk de 1225 uur in zijn bedrijf heeft gestoken.

Kilometerregistratie

Wil je voor de auto van de zaak geen privé bijtelling betalen dan mag je maximaal 500 kilometer privé rijden per jaar. De belastingdienst kijkt streng toe of ondernemers zich hieraan houden, dit doen ze door te kijken naar de rittenregistratie, hierin administreer je al de gereden kilometers en geef je aan of ze zakelijk of privé waren. Hier vind je een voorbeeld van een Kilometerregistratie-formulier. Handig als je van plan bent om zelf de administratie bij te houden in een Excel-bestand.

Administratie zelf doen of uitbesteden

De keuze of je zelf de administratie wilt doen, of deze uitbesteedt aan een boekhouder of accountant hangt af van een aantal zaken. Ten eerste is het formaat van de onderneming belangrijk. Bij een kleine onderneming met weinig klanten is de administratie (in de meeste gevallen) nog makkelijk zelf te doen, maar wordt de onderneming groter dan wordt het complex. Verder kan het zijn dat je het uitpluizen van alle fiscale en administratieve zaken leuk vindt om zelf te doen, maar de meeste ondernemers hebben er een hekel aan.

Dan moet je de afweging maken of de kosten van uitbesteden opwegen tegen de tijd die je overhoud om andere (belangrijke) dingen te doen. Ook is het belangrijk om in te zien dat boekhouders en accountants zijn opgeleid om alle trucjes te kennen die belastingvoordeel opleveren. De kosten van deze specialisten betalen zich dus al vaak terug doordat je minder belasting hoeft te betalen (mits je een goede boekhouder hebt uiteraard).

Natuurlijk kun je ook voor een hybride-model kiezen. Je kunt bijvoorbeeld samen met een boekhouder besluiten dat jullie samen online boekhouden. Vervolgens kun jij online facturen aanmaken en uitgaven toevoegen. De boekhouder kan vervolgens meekijken, adviseren, en de aangiftes verzorgen via het boekhoudprogramma.