menu

Administratie van een eenmanszaak

Een kloppende administratie is een must bij een eigen bedrijf! Een goede administratie toont van alle inkomsten en uitgaven een specificatie, zoals de factuur. Maar daarnaast geeft het ook de winst- en verliesrekening weer, en toont het via een balans een momentopname van hoe jouw bedrijf ervoor staat. De belastingdienst verplicht je om bepaalde zaken in je administratie op te nemen. Daarnaast is het voor jezelf belangrijk om te weten hoe de geldstromen van je bedrijf verlopen.
Administratie van een eenmanszaak

Het opzetten van een administratie voor een eenmanszaak is eenvoudig. Er zijn eigenlijk weinig regels. Je hebt heel veel vrijheid hoe je de administratie wilt opzetten. Wel zijn er voorwaarden aan hoe je facturen maakt, de aangiftes verzorgt en hoelang je bewijzen van inkomsten en uitgaven bewaart. Hieruit bestaat dan ook het grootste formele deel van de administratie. Toch is het verstandig om meer dan alleen deze verplichte zaken bij te houden. Een goede administratie geeft niet alleen inzicht in fiscale zaken, maar ook hoe de onderneming draait. Denk bijvoorbeeld aan een goede urenadministratie of kilometerregistratie.

De belastingdienst kan eisen om de administratie tot 7 jaar terug in te zien bij een controle (bewaarplicht). Maar daarnaast is het ook voor jezelf essentieel om te zien hoe je ervoor staat. Een goed overzicht van de inkomsten en uitgaven is noodzakelijk voor een succesvolle onderneming. Het is dus belangrijk dat alle facturen, papieren en de rest van de administratie op een voor jou toegankelijke en veilige manier bewaard zijn. Het is dan ook verstandig om digitale kopieën te maken van alle facturen. Maak je gebruik van een online boekhoudpakket, dan zorgen zij voor de online backups. Maak je zelf facturen (bijvoorbeeld in Excel) dan zijn er mogelijkheden om online backups te bewaren, DropBox is hier een goede optie.

Urenadministratie

Een belangrijke voorwaarde om door de belastingdienst als ondernemer gezien te worden is het urencriterium. Je moet per kalenderjaar 1225 uur in je onderneming werken. Hiervoor is het belangrijk om een goede urenadministratie bij te houden. Online zijn er diverse urenregistratie programma’s te vinden. Vooral bij part-time ondernemers (ondernemers die ook voor een baas werken) wordt door de belastingdienst streng gecontroleerd of een ondernemer daadwerkelijk de 1225 uur in zijn bedrijf heeft gestoken.

Kilometerregistratie

Wil je voor de auto van de zaak geen privé bijtelling betalen dan mag je maximaal 500 kilometer privé rijden per jaar. De belastingdienst kijkt streng toe of ondernemers zich hieraan houden, dit doen ze door te kijken naar de rittenregistratie, hierin administreer je al de gereden kilometers en geef je aan of ze zakelijk of privé waren. Hier vind je een voorbeeld van een Kilometerregistratie-formulier. Handig als je van plan bent om zelf de administratie bij te houden in een Excel-bestand.

Zelf doen of uitbesteden

De keuze of je zelf de administratie wilt doen, of deze uitbesteedt aan een boekhouder of accountant hangt af van een aantal zaken. Ten eerste is het formaat van de onderneming belangrijk. Bij een kleine onderneming met weinig klanten is de administratie (in de meeste gevallen) nog makkelijk zelf te doen, maar wordt de onderneming groter dan wordt het complex. Verder kan het zijn dat je administratie leuk vindt om zelf te doen, maar de meeste ondernemers hebben er een hekel aan.

Dan moet je de afweging maken of de kosten van uitbesteden opwegen tegen de tijd die je overhoud om andere (belangrijke) dingen te doen. Ook is het belangrijk om in te zien dat boekhouders en accountants zijn opgeleid om alle trucjes te kennen die belastingvoordeel opleveren. De kosten betalen zich dus al vaak terug doordat je minder belasting hoeft te betalen (mits je een goede boekhouder hebt uiteraard).

Natuurlijk kun je ook voor een hybride-model kiezen. Je kunt bijvoorbeeld samen met een boekhouder besluiten dat jullie samen online boekhouden. Vervolgens kun jij online facturen aanmaken en uitgaven toevoegen. De boekhouder kan vervolgens meekijken, adviseren, en de aangiftes verzorgen via het boekhoudprogramma.

Boekhoudprogramma’s

PSU Boekhouden

Een compleet boekhoudprogramma voor € 149,-. Eenmalig. Updates en helpdesk zijn gratis. Probeer de gratis demo en kijk de filmpjes. Bekijk de website

e-Boekhouden.nl - Starters - (Als beste getest) Gratis

Actie: Gedurende het 1e ondernemersjaar gratis! Een compleet én eenvoudig online boekhoudpakket. Geen boekhoudkennis vereist om te starten met e-Boekhouden.nl. Vraag nu een gratis startersaccount aan en profiteer! Bekijk de website

MoneyMonk - zorgeloos je ZZP-administratie beheren

Online boekhouden speciaal voor ZZP'ers! Boekhouden zonder gedoe en in begrijpelijke taal. Boekhouden, Facturatie, Urenregistratie, Ritregistratie, Btw-aangifte. Inclusief iOS en Android App! Bekijk de website