menu
e-boekhouden

Administratie eenmanszaak

Ben je zzp’er en wil je een administratie opzetten voor je bedrijf? Geen probleem! De administratie van een eenmanszaak bijhouden kun je grotendeels prima zelf! Overzicht van zaken die je moet bijhouden voor de belastingdienst, of andere zaken die belangrijk zijn bij het opzetten van een boekhouding.

Inhoud:


Een kloppende administratie van een eigen bedrijf is noodzakelijk! Een goede administratie toont van alle inkomsten en uitgaven een specificatie, zoals de factuur. Maar daarnaast geeft het ook de winst- en verliesrekening weer, en toont het via een balans een momentopname van hoe jouw bedrijf ervoor staat.

Als je een eenmanszaak opricht moet je verplicht ook een administratie bijhouden. Deels kun je dit uitbesteden aan een boekhouder, maar een administratie opzetten is eigenlijk heel eenvoudig. Werk je zzp? De administratie kun je dan waarschijnlijk prima zelf doen.

Administratie voor een bedrijf opzetten

AdministratieJe hebt heel veel vrijheid hoe je de administratie van jouw bedrijf wilt opzetten. Er zijn eigenlijk weinig regels. Het opzetten van een administratie voor een eenmanszaak is dus eenvoudig. Wel zijn er voorwaarden aan hoe je facturen maakt, de aangiftes verzorgt en hoelang je bewijzen van inkomsten en uitgaven bewaart. Hieruit bestaat dan ook het grootste formele deel. Met een simpele winst- en verliesrekening kun je bijvoorbeeld de omzetbelasting al zelf regelen. Hiervoor moet je de volgende zaken bijhouden:

  • Alle inkomsten en uitgaven (winst- en verliesrekening)
  • Alle gemaakte en ontvangen facturen
  • Overzicht met alle inkomende en betaalde btw per percentage
  • Privégebruik van goederen of diensten

Naast de omzetbelasting moet je als ondernemer zelf ook jaarlijks aangifte doen voor de inkomstenbelasting. Deze is meestal ook grotendeels op basis van je winst- en verliesrekening, maar de winst of kosten kunnen veranderen dankzij afschrijvingen of mogelijke subsidie of investeringsregelingen die niet direct uit de winst- en verliesrekening blijken. Hiervoor maak je een jaarrekening en balans.

Voor een kleinbedrijf, bijvoorbeeld een zzp’er die alleen zijn uren verkoopt en dus niet te maken heeft met voorraad- of loonadministratie, kan dit al voldoende zijn. Toch is het verstandig om meer dan alleen deze verplichte zaken bij te houden. Een goede administratie geeft niet alleen inzicht in fiscale zaken, maar ook hoe de onderneming draait.

Administratie bijhouden als zzp’er

zzp administratieNaast dat je administratie verplicht moet bijhouden voor de belastingdienst is het ook voor jezelf essentieel om te zien hoe je ervoor staat. Een goed overzicht van de inkomsten en uitgaven is noodzakelijk voor een succesvolle onderneming. Veel zzp’ers kijken vooral naar wat nodig is voor de belastingdienst, maar eigenlijk is dat dus niet genoeg.

Zelfs als zzp’er zijn een paar zaken goed om administratie van bij te houden. Denk bijvoorbeeld aan een goede urenadministratie of kilometerregistratie. Ook is een zakelijke rekening wel aan te raden. Goed inzicht in alle aspecten van je onderneming zorgt ervoor dat je betere beslissingen kunt nemen.

Zo is het handig als je een idee hebt waar je zoal je tijd aan besteed en of die uren wel rendabel zijn. Besteed je niet te veel tijd aan klanten die eigenlijk niets opleveren? Ook is het goed om niet alleen tijdens de jaarrekening, maar eigenlijk het hele jaar door een goed overzicht te hebben van je debiteuren. Weet jij of klanten wel op tijd hun facturen hebben betaald?

Online programma’s voor de administratie

Je kunt de administratie in Excel opzetten maar het is lastig om hier een jaarrekening of debiteurenoverzicht uit te halen. Als je zzp’er bent en de administratie deels zelf wilt bijhouden is een van de volgende drie programma’s voor de administratie misschien iets voor jou:

e-Boekhouden.nl - Starter / ZZP | 15 maanden gratis! (Best getest)

Actie: 15 maanden geheel gratis en vrijblijvend! Een compleet én eenvoudig online boekhoudpakket voor ondernemers. Geen boekhoudkennis vereist. Maak nu uw gratis startersaccount aan en profiteer!
Bekijk de website

Ficsus.nl - Speciaal voor zzp'ers. Probeer gratis uit!

Online boekhouden, factureren, rittenregistratie en nog veel meer. Het pakket voor de Zzp'er! Maak hier een gratis account aan.
Bekijk de website

Exact

Financile software van Exact is het hart van elke onderneming. Meer dan 500.000 bedrijven vertrouwen voor hun zakelijke cijfers op hun software. Ga aan de slag met hun boekhoudprogramma en ontdek de vele voordelen.
Bekijk de website


Urenadministratie

Een belangrijke voorwaarde om door de belastingdienst als ondernemer gezien te worden is het urencriterium. Je moet per kalenderjaar 1225 uur in je onderneming werken. Zeker als je zzp werkt is het belangrijk om een goede urenadministratie bij te houden. Soms heeft een boekhoudprogramma dit ook, maar anders zijn er online ook losse urenregistratie programma’s te vinden. Vooral bij part-time ondernemers (ondernemers die ook voor een baas werken) wordt door de belastingdienst streng gecontroleerd of een ondernemer daadwerkelijk de 1225 uur in zijn bedrijf heeft gestoken.

Kilometerregistratie

Wil je voor de auto van de zaak geen privé bijtelling betalen dan mag je maximaal 500 kilometer privé rijden per jaar. De belastingdienst kijkt streng toe of ondernemers zich hieraan houden, dit doen ze door te kijken naar de rittenregistratie, hierin administreer je al de gereden kilometers en geef je aan of ze zakelijk of privé waren. Wil je de bijtelling wel? Dan dien je alsnog een rittenregistratie bij te houden als je de zakelijke kilometers wel alsnog zakelijk wilt boeken. Je kunt hiervoor software zoeken, maar mag dit ook zelf bijhouden in een Excel-bestand.

Administratie zelf doen of uitbesteden

facturen zijn belangrijk onderdeel administratieDe keuze of je zelf de administratie wilt doen, of deze uitbesteedt aan een boekhouder of accountant hangt af van een aantal zaken. Ten eerste is het formaat van de onderneming belangrijk. Bij een kleine onderneming met weinig klanten is de administratie (in de meeste gevallen) nog makkelijk zelf te doen, maar wordt de onderneming groter dan wordt het complex. Verder kan het zijn dat je het uitpluizen van alle fiscale en administratieve zaken leuk vindt om zelf te doen, maar de meeste ondernemers hebben er een hekel aan.

Dan moet je de afweging maken of de kosten van uitbesteden opwegen tegen de tijd die je overhoud om andere (belangrijke) dingen te doen. Ook is het belangrijk om in te zien dat boekhouders en accountants zijn opgeleid om alle trucjes te kennen die belastingvoordeel opleveren. De kosten van deze specialisten betalen zich dus al vaak terug doordat je minder belasting hoeft te betalen (mits je een goede boekhouder hebt uiteraard).

Natuurlijk kun je ook voor een hybride-model kiezen. Je kunt bijvoorbeeld samen met een boekhouder besluiten dat jullie samen online boekhouden. Vervolgens kun jij online facturen aanmaken en uitgaven toevoegen. De boekhouder kan vervolgens meekijken, adviseren, en de aangiftes verzorgen via het boekhoudprogramma.

Administratie online opslaan

Online boekhoudenNiet alleen zijn de cijfers nodig voor de aangiftes zelf, je moet deze ook kunnen bewijzen bij eventuele controles achteraf. Het is dus belangrijk dat alle facturen, papieren en de rest van de administratie op een voor jou toegankelijke en veilige manier bewaard zijn. Als eigenaar van een eigen bedrijf, hoe groot of klein deze ook is, ben je verplicht om de administratie zeven jaar lang te bewaren (de fiscale bewaarplicht). De belastingdienst kan in die periode eisen om de administratie in te zien bij een controle. De fiscale bewaarplicht is ingesteld zodat de belastingdienst al deze jaren nog inzicht kan eisen in de gegevens.

Het is dan ook verstandig om digitale kopieën te maken van alle facturen. Als je de boekhouding via online software verwerkt dan zal deze zorgen voor de benodigde kopieën en beveiliging. Als je de administratie zelf bijhoudt, zoals op papier of Excel, is het belangrijk om ook dit goed te organiseren en hiervan ook een online backup te maken, zoals in DropBox, iCloud of OneDrive. Een controle is voor de belastingdienst een van de belangrijkste middelen om na te gaan of er niet gesjoemeld wordt met de belasting.

Denk ook aan agenda’s en de urenadministratie. Als de belastingdienst wil controleren of je voldoet aan het urencriterium moet je kunnen bewijzen dat je deze uren ook aan je onderneming hebt besteed. Verder bewaar je de inkomende en de uitgaande facturen, personeelsgegevens, agenda’s, contracten, en soortgelijk bewijsmateriaal.

Alle administratie die te maken heeft met onroerende zaken (kantoorruimte) moeten zelfs 10 jaar bewaard blijven. Dit heeft te maken met de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting voor deze zaken. Bedenk dat er hoge boetes staan op het overtreden van de bewaarplicht.

Digitale administratie

Je mag je administratie ook digitaal bijhouden, maar ook voor alle bestanden op de computer geldt de bewaarplicht. Let er dus op dat deze 7 jaar na dato nog steeds gebruikt kunnen worden, een uitgeprinte samenvatting is niet voldoende! Wel mag je onder voorwaarde de bestanden overzetten in een andere vorm, hiervoor geldt:

  • Alle gegevens zijn overgezet
  • De inhoud van de gegevens blijft gelijk
  • De nieuwe gegevensdrager is gedurende de bewaarplicht beschikbaar
  • Tijdens een controle moeten geconverteerde bestanden direct inzichtelijk gemaakt kunnen worden

Zie ook de info over facturen maken, alles rond online boekhouden, of onze suggesties voor een boekhoudprogramma voor de eenmanszaak.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over de administratie zijn:

Hoe kan ik een administratie opzetten als zzp'er?

Je kunt kiezen voor een boekhoudprogramma, maar ook zelf een administratie opzetten. Op deze pagina tonen we hoe een zzp’er een minimale administratie maakt voor zijn bedrijf zodat deze voldoet aan de minimale regels van de belastingdienst. Daarnaast kunnen er extra zaken nodig zijn. Denk aan de uren- of kilometeradministratie. Ook zal een administratie van een zzp’er er anders uitzien dan die van een bedrijf met tien medewerkers.

Hoe moet ik de administratie bijhouden?

Je mag zelf bepalen hoe je de administratie wilt bijhouden, zolang je bij controle maar snel de belastingdienst hier inzicht in kunt bieden. Voor kleine bedrijven, zoals zzp’ers met een eenmanszaak, is het aan te raden om online te boekhouden. Al is het maar voor een goed overzicht van facturen. Maar verplicht is het zeker niet!

Kan ik ook de administratie uitbesteden?

Je kunt de belastingaangiftes laten doen. Ook kun je het zoeken naar belastingvoordelen overlaten aan een boekhouder. Wel zul je deze zelf een beetje moeten helpen. De meeste boekhouders verwachten van zzp’ers met een eenmanszaak dat deze wel zelf facturen maken, of hun eigen uren en kilometers bijhouden.

Welke administratie moet ik hoelang bewaren?

De administratie van je bedrijf moet je 7 jaar bewaren. Hierbij kun je denken aan de facturen, jaarrekeningen, uren-, of kilometeradministratie. Als je gebruikmaakt van online boekhouden zal deze waarschijnlijk dit al voor je regelen.

Al kunnen sommige aanvullende zaken die jouw administratie toelichten soms ook het best bewaard worden als deze dienen als bewijslast voor bepaalde zaken. Denk hierbij aan offertes of andere contractuele communicatie, of een oude agenda die het behalen van het urencriterium kan bewijzen.

Hoe moet ik de administratie vernietigen?

Met uitzondering van onroerend goed mag je administratie verwijderen na 7 jaar. Bij een online boekhouding neemt dit geen verdere ruimte in, maar vaak biedt deze ook een optie tot het verwijderen van bepaalde zaken zodat je niet in de knoei zult komen met de privacy van klanten of andere contactpersonen.

Ook zul je correspondentie, offertes, papieren facturen of contracten het liefst zo nu en dan willen opruimen. Na 7 jaar kun je dit gewoon weggooien al moet je als bedrijf wel rekening houden met de privacy van je klanten of jezelf. Een simpele papierversnipperaar is daarvoor geen overbodige luxe.