Administratie

Een kloppende administratie is een must bij een eigen bedrijf! Natuurlijk is het belangrijk om te weten hoe het bedrijf er financieel voorstaat, maar ook de belastingdienst verplicht een goede administratie. De belastingdienst kan zelfs eisen om de administratie tot 7 jaar terug in te zien bij een controle (bewaarplicht).

Het is dus essentieel om ervoor te zorgen dat alle facturen, papieren en de rest van de administratie op een veilige manier bewaart zijn. Het is dan ook verstandig om digitale kopieën te maken van alle facturen. Maak je gebruik van een online boekhoudpakket, dan zorgen zij voor de online backups, dit kan bijvoorbeeld bij E-boekhoudenMoneybird en Acumulus. Maak je zelf facturen (bijvoorbeeld in Excel) dan zijn er mogelijkheden om online backups te bewaren, DropBox is hier een goed optie.

Zelf doen of uitbesteden

De keuze of je zelf de administratie wilt doen, of deze uitbesteedt aan een boekhouder of accountant hangt af van een aantal zaken. Ten eerste is de grote van de onderneming belangrijk. Bij een kleine onderneming met weinig klanten is de administratie (in de meeste gevallen) nog makkelijk zelf te doen, maar wordt de onderneming groter dan wordt het complex. Verder kan het zijn dat je administratie leuk vindt om zelf te doen, maar de meeste ondernemers hebben er een hekel aan.

Dan moet je de afweging maken of de kosten van uitbesteden opwegen tegen de tijd die je overhoud om andere (belangrijke) dingen te doen. Ook is het belangrijk om in te zien dat boekhouders en accountants zijn opgeleid om alle trucjes te kennen die belastingvoordeel opleveren. De kosten betalen zich dus al vaak terug doordat je minder belasting hoeft te betalen (mits je een goede boekhouder hebt uiteraard).

Urenadministratie

Een belangrijke voorwaarde om door de belastingdienst als ondernemer gezien te worden is het urencriterium. Je moet per kalanderjaar 1225 uur in je onderneming werken. Hiervoor is het belangrijk om een goede urenadministratie bij te houden. Vooral bij part-time ondernemers (ondernemers die ook voor een baas werken) wordt door de belastingdienst streng gecontroleerd of een ondernemer daadwerkelijk de 1225 uur in zijn bedrijf heeft gestoken.

Kilometerregistratie

Wil je voor de auto van de zaak geen privé bijtelling betalen dan mag je maximaal 500 kilometer privé rijden per jaar. De belastingdienst kijkt streng toe of ondernemers zich hieraan houden, dit doen ze door te kijken naar de rittenregistratie, hierin administreer je al de gereden kilometers en geef je aan of ze zakelijk of privé waren. Hier vind je een voorbeeld van een Kilometerregistratie-formulier. Handig als je van plan bent om zelf de administratie bij te houden in een Excel-bestand.