Rittenregistratie

Ondernemers met een auto van de zaak hebben een bijtelling, of moeten van de belastingdienst een sluitende rittenregistratie bijhouden. Een gps of app helpt hierbij. Soms kun je een vereenvoudigde ritregistratie aanvragen. Voor de ritten van een privéauto is een kilometeradministratie voldoende.

Inhoud:

• Regels rittenregistratie
• Voorbeeld voor de belastingdienst
• Ritten bijhouden in Excel
• Ritten bijhouden in een boekhoudprogramma
• Automatische rittenregistratie via GPS

Belastingdienst eist rittenregistratie of bijtelling

Als je een auto van de zaak ook privé gebruikt, krijg je te maken met een bijtelling, tenzij je de auto minder dan 500 kilometer per jaar privé rijdt en dat kunt aantonen. Als je de bijtelling accepteert heb je geen rittenregistratie nodig.

Ook van je privéauto is een registratie van de autoritten niet verplicht. Voor het verrekenen van zakelijk gereden kilometers  kun je een simpele kilometerregistratie bijhouden.

Regel je de kilometerregistratie handmatig? Je kunt deze administratie automatiseren met een rittenregistratie-systeem zoals het GPS-systeem van TrackJack (vanaf 79,95 euro).

Gereden ritten registreren

Je moet zelf je rittenregistratie bijhouden. De belastingdienst kan deze controleren. Als het deze niet vertrouwt kan het de rittenregistratie van voertuigen ook controleren met agenda’s, garagenota’s of de routeplanner, maar standaard verwacht het een overzicht met de gegevens van elke gereden rit.

Een rit is simpelweg een reisafstand tussen twee adressen. Als je ’s ochtends naar je werk rijdt en ’s avonds weer terug naar huis, zijn dit twee aparte ritten. Een rit heeft een gemengd karakter als je zowel zakelijke als privékilometers rijdt binnen die ene rit.

Voor elke rit moet je in de administratie registreren:

• Datum
• Kenteken
• Merk en type van de auto
• Begin- en eindstand van de kilometerteller
• Vertrek- en aankomstadres
• De gereden route als die afwijkt (zoals door files of omleidingen)
• Karakter van de rit (privé of zakelijk)
• Privékilometers (bij kilometers met een gemengd karakter)

Regel je jouw financiële administratie, urenregistratie en kilometerregistratie allemaal apart en handmatig? Dan is het tijd voor een goed boekhoudprogramma, inclusief rittenregistratie app.

Voorbeeld rittenregistratie belastingdienst

De belastingdienst geeft het volgende schematische overzicht als voorbeeld voor een volledig sluitende rittenadministratie:

1. Nummer de ritten per dag.
2. Alleen bij een afwijkende route hoef je deze tabel in te vullen.
3. Het bezoekadres vul je in als het gaat om een zakelijke rit.
4. en 5. Gaat het om een privé-rit? Dan vul je deze kolommen in.

Administratie bijhouden in Excel

De belastingdienst heeft regels voor wat je registreert, maar hoe je dat doet is aan jou. Je mag de ritgegevens bijvoorbeeld in een overzicht met gereden ritten in een schriftje in de auto bijhouden.

Je kunt het ook bijhouden met je mobiele telefoon, in een spreadsheetprogramma als Excel of Google Docs. Een voorbeeld van een rittenregistratie-template voor Excel kun je hier of hier downloaden.

Voor de administratie is Excel makkelijk, maar het is wel foutgevoelig. Een rittenadministratie in Excel is eigenlijk alleen handig als je steeds dezelfde reis maakt en goed bijhoudt wanneer je afwijkt van van de meest gebruikelijke route(s).

Ritten registreren met een boekhoudprogramma

Maak je veel verschillende ritten? Dan is er betere software beschikbaar. Vaak biedt een online boekhoudprogramma ook een oplossing voor het invoeren van autoritten. Ook hier moet je de kilometers handmatig bijhouden, maar met een rittenregistratie-app op je mobiel gaat dit makkelijker.

Toch is het scheiden van zakelijke kilometers en privé omrijdkilometers ook hier wat omslachtig. Verder is de kans groot dat je het een keertje vergeet te noteren. Sommige boekhoudprogramma’s bieden daarom een koppeling met een automatische rittenregistratie via gps.

Regel je de kilometerregistratie handmatig? Je kunt deze administratie automatiseren met een rittenregistratie-systeem zoals het GPS-systeem van TrackJack (vanaf 79,95 euro).

Automatische rittenregistratie via gps

Wil je ritten niet handmatig bijhouden? Met een soort black box (rittenregistratie-kastje) voor je auto kun je ritten automatisch registreren. Een geautomatiseerde rittenregistratie werkt via een gps-tracker en registreert nauwkeurig en automatisch. Zo voldoe je eenvoudig aan de eisen van de belastingdienst.

In een boekhoudpakket kun je zo’n ritregistratiesysteem koppelen, zodat je de gegevens uit deze systemen direct in de administratie kunt terugzien. Zo houd je gemakkelijk de registratie van je autoritten op orde.

Een black box registreert automatisch alle afstanden van een voertuig via gps. Maak de rittenregistratie makkelijker.

Met een gps-systeem kun je eenvoudig een sluitende automatische ritregistratie bijhouden. Het gps rittenregistratiesysteem van TrackJack (vanaf 79,95 euro via de webshop) voldoet voor de Belastingdienst. Je hoeft niets aan of uit te zetten en het houdt automatisch de volledige rittenregistratie van een voertuig bij. De gps-tracker toont ook altijd waar het voertuig is, handig voor planning, boetes of diefstal.

Een vereenvoudigde rittenregistratie

Zijn de voertuigen van de zaak maar wil je geen bijtelling voor privégebruik of ritregistratie-systeem? Als je een bestelauto alleen zakelijk gebruikt voldoet soms een vereenvoudigde rittenregistratie. Bijvoorbeeld als het zakelijke voertuig buiten werktijd bij de zaak achterblijft. Je kunt als werkgever hiervoor een verklaring aanvragen. Je werknemer hoeft dan geen rittenregistratie meer bij te houden van deze zakelijke voertuigen.

Een auto van de zaak zonder bijtelling? Dan eist de belastingdienst een sluitende rittenregistratie.

Met een personenauto is het noodzakelijk om een nauwkeurige rittenregistratie te hebben, inclusief privé-kilometers. De belastingdienst kan deze opvragen. Elke rit die je maakt moet je met een kilometerregistratie kunnen verantwoorden. Een stukje omrijden voor privédoeleinden is maar beperkt toegestaan.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over de rittenregistratie zijn:

Hoe kan ik de ritregistratie bijhouden voor de belastingdienst?

Of een rittenregistratie voldoet aan alle eisen van de belastingdienst hangt af van de data. Wat je moet vastleggen vertellen we in dit artikel. Hoe je dat doet bepaal je zelf. Het kan via Excel of een boekhoudprogramma maar een sluitende ritregistratie via GPS heeft wel enkele voordelen.

Wanneer moet ik een rittenregistratie bijhouden?

Als je een auto van de zaak hebt maar geen bijtelling wilt moet je een ritregistratie bijhouden of hiervoor een ontheffing aanvragen en kunnen aantonen dat je privé niet meer dan 500 kilometer per jaar rijdt.

Als je een privéauto hebt en voor zakelijke kilometers de kosten in de administratie wil boeken is een kilometeradministratie voldoende. Soms is de registratie nodig om reiskosten te kunnen declareren bij opdrachtgevers, of helpt het voor jouzelf om te zien welke kosten je maakt voor welke klanten.

Ik zoek een voorbeeld rittenregistratie in Excel

Je kunt je rittenregistratie in Excel bijhouden. Je mag zelf weten hoe je dat doet, maar er zijn wel gegevens die je verplicht moet meenemen. Welke dat zijn zie je in dit voorbeeld van de belastingdienst.

Let op: Excel lijkt handig maar is wel gevoelig voor fouten omdat je hierbij elke rit handmatig invoert. Hierdoor is de kans groot dat je een keer een tikfout maakt of een registratie vergeet. Een boekhoudprogramma maakt het soms al makkelijker met apps. Er zijn ook automatische oplossingen die een digitale rittenregistratie via GPS bijhouden.