menu

Bewaarplicht Administratie: 7 jaar

Als eigenaar van een eigen bedrijf, hoe groot of klein deze ook is, ben je verplicht om de administratie zeven jaar lang te bewaren (de fiscale bewaarplicht).

Bewaarplicht

De fiscale bewaarplicht is ingesteld zodat de belastingdienst al deze jaren nog inzicht kan eisen in de gegevens. Een controle is voor de belastingdienst een van de belangrijkste middelen om te controleren of er niet gesjoemeld wordt met de belasting.

De volgende gegevens moeten allemaal bewaard worden:

  • Het grootboek
  • Debiteuren- en crediteurenadministatrie
  • Voorraadadministratie
  • In- en verkoopadministratie
  • Loonadministratie

Deze gegevens moeten in hun originele vorm worden bewaard, schriftelijk of digitaal. Denk ook aan agenda’s en de urenadministratie, als de belastingdienst wil controleren of je voldoet aan het urencriterium moet je ook deze laten zien. Verder bewaar je de inkomende en de uitgaande facturen, personeel gegevens, agenda’s, contracten, etc. Bedenk dat er hoge boetes staan op het overtreden van de bewaarplicht.

Onroerend goed

Alle administratie die te maken heeft met onroerende zaken (kantoorruimte) moeten zelfs 10 jaar bewaard blijven. Dit heeft te maken met de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting voor deze zaken.

Digitale administratie

Ook voor alle bestanden op de computer geldt de bewaarplicht. Let er dus op dat deze 7 jaar na dato nog steeds gebruikt kunnen worden, een uitgeprinte versie is niet voldoende! Wel mag je onder voorwaarde de bestanden overzetten in een andere vorm, hiervoor geldt:

  • Alle gegevens zijn overgezet
  • De inhoud van de gegevens blijft gelijk
  • De nieuwe gegevensdrager is gedurende de bewaarplicht beschikbaar
  • Tijdens een controle moeten geconverteerde bestanden direct inzichtbaar gemaakt kunnen worden

bron: belastingdienst.nl