Combined Shape menu

Btw op benzine en brandstof

De btw terugkrijgen die bij een tankbeurt betaald is op brandstof is net iets ingewikkelder dan de btw bij een ‘normale’ aankoop. Probleem is dat op de tankbonnen geen naam en adres van afnemer vermeld zijn, een vereiste van de belastingdienst. Deze keurt een tankbonnetje dan ook niet zomaar goed, maar er zijn oplossingen.

Btw op brandstof terugvragen

Als je de btw wilt aftrekken, moet de belastingdienst allereerst kunnen zien dat je bedrijf de afnemer is. Een makkelijke manier om dit te bewijzen is door te betalen met een zakelijke tankpas of een pinpas/creditcard op naam van het bedrijf. Als het gaat om brandstof voor een landvoertuig, dus eigenlijk gewoon een normale tankbeurt, dan is dit voldoende.

Als je contant betaalt, of betaalt met de privé-pinpas, is het lastiger om aan te tonen dat het gaat om een zakelijke uitgave. Zolang het bedrag onder de 100 euro (inclusief btw!) blijft en het gaat om brandstof voor een landvoertuig, is een vereenvoudigde factuur ook voldoende. Dan hoef je niet hard te maken dat je bedrijf de afnemer was.

Wel moet het ‘sterk aannemelijk’ zijn. Wat dit betekent, is aan jou. Het verhaal moet dus logisch zijn. Zo kun je bij de tankbon aangeven wat de reden was dat jij die dag (zakelijk) op pad was, bijvoorbeeld door er een notitie aan toe te voegen. Daarnaast moet van elke uitgave de bon worden bewaard.

Goede boekhoudprogramma’s werken tegenwoordig ook met scanners/foto’s, waardoor je na het tanken snel een foto van de tankbon kunt maken, en zo de btw op de brandstof gemakkelijk in de administratie boekt. Maar als je deze software niet hebt, kan de administratie bij meerdere tankbeurten per maand best veel papierwerk gaan worden.

Zakelijke tankpas

De gemakkelijkste oplossing wanneer een bedrijf veel benzine tankt zijn tankpassen. Met een tankpas hoeft niet meer elke afzonderlijke tankbeurt geadministreerd te worden. Aan het einde van de maand ontvang je één factuur voor alle tanktransacties. De belastingdienst erkent deze factuur en zo kun je deze indienen als kostenpost én krijg je de btw op benzine ook weer terug.

Hoe werkt een tankpas?

Een tankpas staat op naam van een onderneming. Hierdoor is het voor de Belastingdienst duidelijk dat het om een zakelijke transactie gaat. En omdat je periodiek één overzicht ontvangt van alle tankbeurten hoef je geen bonnetjes meer te verzamelen. Vaak kun je ook de  tankpas inzetten voor andere auto-gerelateerde zaken, zoals het laten wassen van de auto, het betalen van tol en het parkeren, maar voor veel ondernemers is dat optioneel.

Bekende tankpassen in Nederland

De meeste oliemaatschappijen zoals Shell, Esso, BP, et cetera bieden een tankpas voor hun eigen tankstations. Daarnaast zijn er enkele aanbieders die je bij alle tankstations kunt gebruiken, zoals mkb-brandstof.nl en tankpas.nl. Informer, een online boekhoudprogramma, biedt haar klanten standaard een tankpas bij haar software om zo te zorgen dat alle brandstof-aankopen automatisch in de administratie worden verwerkt.

Het voordeel van een onafhankelijke pas is dat je bij vrijwel alle tankstations van Nederland kunt betalen en dus altijd alle zakelijke autokosten kunt boeken en ook alle btw op benzine terugkrijgt. Het nadeel is dat er vaste kosten van enkele euro’s per maand worden gerekend en in sommige gevallen bieden de passen van tankstations specifieke korting op brandstof.