Btw op benzine en brandstof

De btw terugkrijgen die bij een tankbeurt betaald is op brandstof is net iets ingewikkelder dan de btw bij een ‘normale’ aankoop. Probleem is dat op de tankbonnen geen naam en adres van afnemer vermeld zijn, een vereiste van de belastingdienst. Deze keurt een tankbonnetje dan ook niet goed, maar er zijn oplossingen.

BTW op brandstof terugvragen

Er is veel fraude geweest met de tankbonnetjes, en de laatste jaren is de belastingdienst dan ook actief gaan controleren (en de boetes liegen er niet om). De enige toegestane betaalmiddelen om de btw op benzine terug te krijgen zijn momenteel een tankpas of een pinpas/creditcard op naam van het bedrijf. Contante betalingen en betalingen met de privé-pinpas bij een tankbeurt mogen niet bij de omzetbelasting worden vermeld.

Zakelijke Tankpas

De gemakkelijkste oplossing wanneer een bedrijf veel benzine tankt zijn tankpassen. Met een tankpas hoeft niet meer elke afzonderlijke tankbeurt geadministreerd te worden. Aan het einde van de maand ontvang je één factuur voor alle tanktransacties. De belastingdienst erkent deze factuur en zo kun je deze indienen als kostenpost én krijg je de BTW op benzine ook weer terug.

Hoe werkt een tankpas?

Een tankpas staat op naam van een onderneming. Hierdoor is het voor de Belastingdienst duidelijk dat het om een zakelijke transactie gaat. En omdat je periodiek één overzicht ontvangt van alle tankbeurten hoef je geen bonnetjes meer te verzamelen. Vaak kun je ook de  tankpas inzetten voor andere auto-gerelateerde zaken, zoals het laten wassen van de auto, het betalen van tol en het parkeren, maar voor veel ondernemers is dat optioneel.

De meeste oliemaatschappijen zoals Shell, Esso, BP, et cetera bieden een tankpas voor hun eigen tankstations. Daarnaast zijn er enkele aanbieders die je bij alle tankstations kunt gebruiken, zoals mkb-brandstof.nl en tankpas.nl. Informer, een online boekhoudprogramma, biedt haar klanten standaard een tankpas bij haar software om zo te zorgen dat alle brandstof-aankopen automatisch in de administratie worden verwerkt.

Het voordeel van een onafhankelijke pas is dat je bij vrijwel alle tankstations van Nederland kunt betalen en dus altijd alle zakelijke autokosten kunt boeken en ook alle btw op benzine terugkrijgt. Het nadeel is dat er vaste kosten van enkele euro’s per maand worden gerekend en in sommige gevallen bieden de passen van tankstations specifieke korting op brandstof.