menu

Debiteuren, factoring & incassobureaus

Debiteuren: zelf beheren of factoring & incassobureau’s inschakelen? Openstaande facturen kunnen een grote rol spelen op de financiële situatie van een bedrijf. Natuurlijk moeten er voldoende klanten zijn, maar wat nu als deze niet betalen binnen de besproken betalingstermijn? Dubieuze debiteuren kunnen veel problemen opleveren. Gelukkig zijn er veel mogelijkheden voor het beheren van je debiteuren(risico’s). 

Debiteuren, factoring, incassobureau

Bedrijven die direct aan consumenten leveren eisen meestal direct een betaling. Denk aan winkeliers, waar je pas spullen meekrijgt als je hebt afgerekend. Maar in het bedrijfsleven is het gangbaar dat je een factuur ontvangt en deze binnen een bepaalde betalingstermijn moet betalen. Meestal gaat dit goed, maar dan kan het ook gebeuren dat afnemers te laat, of erger nog, helemaal niet betalen.

Openstaande factuur: te maken met een dubieuze debiteur?

Je kunt spreken over een dubieuze debiteur als een factuur zijn betalingstermijn ruimschoots heeft overschreden. Tenzij de klant jou hier een goede reden over heeft opgegeven. Bij dubieuze debiteuren wordt al snel gedacht aan afnemers die opzettelijk (een gedeelte van) hun factuur niet betalen. Maar dit hoeft lang niet altijd zo te zijn.

Ook kunnen de openstaande facturen het gevolg zijn van een langere betaaltermijn dan jij zelf hanteert. Het is niet ongebruikelijk dat grote bedrijven een standaardtermijn hebben van zestig dagen, zelfs wanneer jij een termijn hanteert van veertien of dertig dagen. Voordat je in zee gaat met een nieuw bedrijf kan het dus geen kwaad om ook even stil te staan bij hun voorwaarden.

Het is belangrijk dat je zicht krijgt op je debiteuren. Want een langere betalingstermijn is misschien niet leuk, wat dacht je bijvoorbeeld van bedrijven die (nog) niet willen betalen vanwege een meningsverschil of die op het randje van een faillissement staan? Extra vervelend wordt het wanneer dit ervoor zorgt dat jij moeite hebt met het betalen van jouw rekeningen. Of dat je vanwege een te geringe liquiditeit bepaalde investeringen niet kunt doen. Gelukkig zijn er verschillende mogelijkheden op het gebied van debiteurenbeheer.

Debiteuren laten voorfinancieren door factoring

FactoringWat de reden van de openstaande facturen van je debiteuren ook is, als (kleine) ondernemer is het bijzonder vervelend om op je geld te moeten wachten. Om sneller werkkapitaal te vergaren, zijn er verschillende mogelijkheden. Zo kun je jouw uitstaande facturen, oftewel de vorderingen, verkopen via factoring. Het voordeel hiervan is dat je niet hoeft te wachten op de betaling, want de factormaatschappij schiet (een gedeelte van) de factuur voor.

Omdat er meerdere stromingen zijn binnen factoring, kan de debiteurenfinanciering op diverse manieren worden ingevuld. Bij American factoring, dat binnen het mkb het meest gebruikelijk is, bepaal je zelf welke facturen je wilt laten voorfinancieren. De keerzijde hiervan is dat de factormaatschappij deze keuze ook heeft. Stel dat zij vinden dat het risicoprofiel van een bepaalde debiteur te hoog is, dan is het hun goed recht om de bijbehorende factuur te weigeren.

Factoring voor de eenmanszaak

In Nederland zijn er veel factoringmaatschappijen actief die zich richten op het grootbedrijf. Gelukkig zijn er ook voor freelancers, zzp’ers en het mkb aanbieders die factoring aanbieden.

  • O2 Factoring
    Richt zich specifiek op zzp’ers en het mkb. Je kunt zelf kiezen welke facturen je wilt indienen. Na goedkeuring heb je binnen 24 uur het geld op je rekening. Zie website.
  • Freelance Factoring
    Factoring speciaal voor freelancers. Ideaal als je maar één of enkele facturen uitbesteden en klanten die snel betalen in eigen beheer wilt houden. Zie website.
  • Invoice Finance
    Heb je continu behoefte aan extra werkkapitaal? Invoice Finance biedt snel extra zakelijk krediet op basis van openstaande debiteuren. Zie website.

Verder heb je nog traditionele factoring, waarbij je geen losse factuur indient maar een krediet krijgt op basis van het totale saldo van je uitstaande debiteuren. Ook zijn er factormaatschappijen die flexibel krediet bieden, waarbij het bedrag wederom wordt bepaald aan de hand van de openstaande facturen.

Debiteurenbeheer en kredietrisico

Vanwege de vele keuzemogelijkheden binnen factoring is het verstandig om de aanbieders goed naast elkaar te leggen. Zo zijn er spelers die je verplichten om er minimaal een x aantal facturen onder te brengen. Daarnaast zijn er grote verschillen op het gebied van het debiteurenbeheer en het kredietrisico. Waar de ene partij graag de interactie met jouw klant overneemt en debiteuren aanspoort om tijdig te betalen, zit de ander daar helemaal niet op te wachten.

Wanneer je even op onderzoek uitgaat, vind je veel partijen die openstaande facturen wil voorfinancieren. Ook voor jezelf is het handig om te bepalen of je de inmenging met je klant wel wil. Aan de ene kant kan het fijn zijn om bepaalde klanten over te dragen aan een bedrijf dat gespecialiseerd is in debiteurenbeheer. Aan de andere kant bestaat de kans dat deze partij op een heel andere manier communiceert met jouw klanten dan je zelf zou doen. En de kans dat het de klantrelatie aantast is eveneens aanwezig. Al is het natuurlijk ook nog maar de vraag hoe vriendelijk je zelf nog bent bij aanhoudende frustraties over het uitblijven van de betaling.

Factoring versus incassobureau

De werkwijze van factoring en een incassobureau worden wel eens door elkaar gehaald. Hoewel er de nodige overeenkomsten zijn – in beide gevallen wil je dat een openstaande factuur wordt betaald – zijn er ook grote verschillen. Bij factoring dien je facturen in die nog binnen de betaaltermijn vallen. Een incassobureau komt daarentegen pas in actie wanneer deze termijn is overschreden. Daarnaast zijn er prijsverschillen. Omdat er bij een incassobureau een dwangbevel moet worden betaald, is deze partij duurder om in te schakelen.

Net als dat er bij factoring verschillende mogelijkheden zijn, geldt dit ook voor incassobureaus. Veel bureaus opereren op basis van ‘no cure no pay’, wat inhoudt dat je hen geen provisie verschuldigd bent wanneer zij er niet in slagen om de debiteur te laten betalen. Het betekent echter niet dat je helemaal niets hoeft te betalen. Je betaalt in alle gevallen een bedrag van enkele tientjes aan dossierkosten.

Verder is het goed om te weten dat incassobureaus zich weliswaar aan de wet moeten houden, maar dat er geen specifieke wetgeving is voor de uitoefening van het beroep. De toetreding tot de markt is vrij, waardoor de onderlinge concurrentie relatief hoog is. Ook levert lang niet elk bureau de kwaliteit die je zou verwachten.

Een incassobureau inschakelen

Voordat het incassobureau daadwerkelijk wordt ingeschakeld, doorlopen de meeste ondernemers eerst zelf een aantal stappen. Het sturen van een herinnering of aanmaning is echter niet verplicht. In theorie zou je dus direct na de wettelijke betaaltermijn van uiterlijk dertig dagen een incassobureau kunnen inschakelen.

In de praktijk is het gebruikelijker om de debiteur te herinneren aan de openstaande factuur, zodat hij in ieder geval de kans krijgt om het in orde te maken. Meld je dit telefonisch, bevestig de gemaakte afspraken dan voor de zekerheid ook per mail. Mocht het tot een discussie leiden, dan heb je zwart op wit dat jij tijdig een herinnering hebt gestuurd.

Of het de moeite loont om een incassobureau in te schakelen, hangt onder meer af van de hoogte van de factuur. Gaat het om een relatief klein bedrag, dan zou je ervoor kunnen kiezen om de factuur af te schrijven als onfortuinlijke kostenpost. Wel moet je hierbij opletten dat je de niet-betaalde factuur goed in je administratie verwerkt.

Bovendien is de kans groot dat je al omzetbelasting over dit bedrag hebt betaald. Om dit correct te verwerken, kun je een creditnota aanmaken. De voorgeschoten btw ben je dan wel kwijt. Gaat het om een vrij hoog bedrag, dan kun je bij de Belastingdienst aangeven dat de vordering oninbaar is. Ook kun je via hen de betaalde btw terugvragen.

Tips voor het zelf beheren van debiteuren

Het effectief beheren van je debiteuren begint met een gedegen administratie. Wanneer je maandelijks slechts een handjevol facturen uitstuurt, is het bijhouden van de openstaande vorderingen niet zo ingewikkeld. Maar als er tientallen facturen openstaan, wordt het een ander verhaal. Een goed boekhoudprogramma kan dan uitkomst bieden.

Heb je eenmaal het overzicht, dan kun je gaan werken aan het beheren van de debiteuren. Een manier om facturen sneller te innen, is door klanten te belonen bij een snelle betaling. Dit kun je doen in de vorm van een korting op het totaalbedrag of door hen een klein extraatje te bieden. Hierbij is het belangrijk om ervoor te zorgen dat je zelf nog wel een gezonde marge overhoudt.

Sommige klanten zoeken bewust grenzen op, maar er zijn ook mensen die simpelweg de vervaldatum uit het oog zijn verloren. Wanneer je hen een aantal dagen voor het aflopen van de betaaltermijn hieraan herinnert, is de kans aanzienlijk dat ze snel betalen. Zeker wanneer je hen op subtiel op de hoogste brengt van de mogelijke vervolgstappen.