Combined Shape menu

Factuur maken

Een factuur maken en versturen is waarschijnlijk de meest plezierige taak die komt kijken bij de administratie van de eenmanszaak. Je wordt betaald voor de diensten en/of goederen die je hebt geleverd; hier heb je het uiteraard allemaal voor gedaan! De belastingdienst heeft een aantal eisen gesteld over wat er op een factuur moet staan. Verder zijn op deze pagina een aantal voorbeelden van hoe je gemakkelijk in Excel zelf je facturen kan maken. 

Factuur maken Met bijna alle boekhoudprogramma’s kun je ook de factuur maken. Maar een boekhoudpakket kost geld, en is soms onnodig omslachtig waardoor starters het nog wel eens zelf willen uitvogelen met Excel of een ander spreadsheetprogramma. Toch zijn er prima boekhoudprogramma’s voor beginners. We raden ondernemers daarom zeker niet aan om zelf te gaan stoeien met facturen maar te kijken naar online boekhouden. Ben je net als wij vrij eigenwijs en toch benieuwd bent naar alle mogelijkheden hierbij een opsomming.

Een professionele factuur maken

Je mag de facturen maken op elke wijze die voor jou prettig werkt. Er zijn dus geen regels die zeggen dat dit moet met erkende software. Als je wilt mag je de factuur dus gewoon met pen en papier uitschrijven, zolang de verplichte zaken maar vermeld zijn. Wel moet je de factuur kunnen bewijzen, maar een foto, of extra geprinte kopie, voldoet. Veel ondernemers die net beginnen, maken facturen daarom in het begin vooral met Word en Excel.

Factuur maken met Excel

Facturen maken in Excel is erg gemakkelijk. Er zitten voorbeeldsjablonen in Excel om facturen te maken. Ook kun je zelf gemakkelijk een aangepaste factuur maken. Zibb heeft een online cursus facturen maken in Excel op YouTube Deze is al wat gedateerd, maar de basis klopt. Gratis Excelsjablonen voor facturen staan op tuxx.nl, voorbeeld-office.com en uiteraard op boekhoudeninexcel.nl.

In 3 stappen een factuur maken met Excel:
1. Kies in Excel ‘nieuw bestand’ maken.
2. Klik op galerie en vervolgens facturen. Kies het sjabloon dat je het meest aanspreekt.
3. Vul gegevens in. Let erop dat alle verplichtingen die gelden voor facturen op de sjablonen vermeld zijn of dat je deze zelf toevoegt.

Factuur maken met een boekhoudprogramma

Wanneer je veel verschillende klanten hebt, kan online boekhouden een uitkomst bieden. Met goede boekhoudprogramma’s kun je heel gemakkelijk zelf facturen maken. Daarnaast heb je gelijk de volledige boekhouding op orde. De belastingaangifte regel je soms gemakkelijk en met één druk op de knop. Boekhoudprogramma’s die wij aanraden zijn:

Verplichtingen rond de factuur

Aan opdrachtgevers kun je niet zomaar ieder papiertje sturen met daarop het bedrag dat ze je verschuldigd zijn. De belastingdienst heeft een aantal eisen gesteld aan het maken van facturen.

Het verplicht om als ondernemer een factuur te sturen voor alle goederen en diensten geleverd aan een andere ondernemer, deze hebben de factuur namelijk nodig om de btw van de factuur als voorbelasting af te trekken. De factuur moet voor de 15e van de maand die volgt op de maand waarin de goederen/diensten geleverd zijn bij de klant zijn (dus voor een levering op 10 augustus moet de factuur voor 15 september verstuurd zijn).

Wat je op elke factuur moet vermelden

  • Naam, adres en btw-nummer
  • KvK-nummer (bij inschrijving Kamer van Koophandel)
  • Een factuur moet een (uniek) opvolgend factuurnummer hebben
  • Datum waarop de factuur is gemaakt
  • Naam en het adres van klant
  • Datum (of tijdvlak) waarop goederen of diensten zijn geleverd
  • Aantal geleverde goederen of diensten
  • Omschrijving van de geleverde diensten/goederen
  • Btw-tarief dat in rekening wordt gebracht 0%, 6% of 21%)
  • Bedrag dat in rekening wordt gebracht, exclusief btw
  • Het btw-tarief in procenten en btw-bedrag in euro’s: bij verschillende btw-tarieven voor diensten of producten moet duidelijk onderscheid worden gemaakt per onderdeel.

Aanvullende zaken voor het incasseren van facturen

Bovenstaande zaken zijn verplicht. Daarnaast zijn er nog zaken die je zelf op de factuur wilt vermelden, om het afdwingen van een betaling makkelijker te maken. Een onjuiste of onvolledige factuur kan het lastiger of soms zelfs onmogelijk maken om deze te incasseren. Veel facturen hebben bijvoorbeeld geen vervaldatum. Nu zijn daar wettelijk gezien ook wel regels voor, maar die twijfel wil je niet bij de rechter uitvechten. Communiceer daarom duidelijk de betaaltermijn, en vervaldatum van de factuur.

Een andere bekend probleem is het missen van een duidelijk (bezoek)adres van de klant. Denk aan een postbusadres. Dat is leuk voor de verzending, maar daar kan een deurwaarder niet zo makkelijk langs om een dagvaarding met handtekening voor ontvangst af te geven. Ook de tenaamstelling moet duidelijk zijn. Hiermee zorg je ervoor dat duidelijk is wie de factuur moet betalen.

Vergeet de betaalmethode niet!

Niet verplicht, maar natuurlijk wel heel handig als je betaald wilt krijgen, is het vermelden van de mogelijke betaalmethoden (vermelden IBAN?) en een periode waarbinnen de factuur betaald dient te worden. Dit zijn de regels voor een factuur verstuurd aan een Nederlandse ondernemer, voor facturen naar het buitenland gelden andere regels.

Omschrijving van je diensten

Het meest vaag zijn de regels rond de omschrijving. Toch zijn deze erg belangrijk. Niet alleen de belastingdienst controleert deze, ook je klant zal deze kritisch lezen. Wees duidelijk bij de omschrijving van het product en als je van te voren een prijsafspraak hebt gemaakt in de vorm van een offerte, zorg dan dat de beschrijvingen overeenkomen. Zet duidelijk puntsgewijs uiteen wat je hebt gedaan.

Schrijf bijvoorbeeld als tekstschrijver op een factuur precies om welke artikelen het gaat, en niet ‘artikelen geschreven in maart 2018’. Grote kans dat de opdrachtgever dan gaat bellen om een opheldering. Als je meer uren werkt aan een opdracht dan van te voren is afgesproken, laat dit dan van te voren weten aan de opdrachtgever en vermeld de extra uren duidelijk op de factuur.

Factuurnummering

De opbouw van het volgnummer van de facturen mag je zelf kiezen, verplicht is dat het nummer doorlopend en opeenvolgend is. Dit is uiteraard ook handig voor je eigen administratie. Veel gebruikt (door kleine ondernemingen) is jaar + nummer, dus bijvoorbeeld 20180001, 20180002, 20180003, etc.

Facturen bewaren

Net zoals dat geldt voor de rest van de administratie geldt voor facturen de administratieve bewaarplicht, dit houdt in dat de facturen 7 jaar in originele staat bewaard moeten blijven zodat de belastingdienst ze bij een controle kan inzien.

Je kan de facturen bewaren in een archiefkast, maar tegenwoordig mag je facturen ook online opslaan. Hierbij is het handig om gebruik te maken van een online facturatiepakket waarbij je facturen (en je bonnetjes) veilig worden opgeslagen.

Factuur buitenland

Voor facturen die naar een buitenlandse afnemer gaan, moet je letten op de regels die gelden voor de btw. We leggen kort de standaardregels uit op onze pagina over buitenlandse facturen. Kom je er niet uit? Dan kun je via de rekenhulp van de belastingdienst bepalen welke btw-regels voor jou van toepassing zijn in elke situatie.

Binnen de EU

Factureer je een afnemer binnen de EU (buiten NL), dan maak je onderscheid tussen particulieren en ondernemers. Wie geen btw-nummer heeft, wordt als particulier gezien. Voor hen reken je het Nederlandse btw-tarief. Iedere persoon of organisatie met btw-nummer telt in dit geval als ondernemer. Je bent verplicht om het door de klant opgegeven btw-nummer te controleren. De btw wordt hier verlegd naar het land van klant. Uitzonderingen en afwijkende regelgeving vind je bij de Belastingdienst.

Buiten de EU

Bij levering van diensten en/of producten aan afnemers buiten de EU is het handig om je btw-verplichtingen te controleren via de rekenhulp van de Belastingdienst.