Factuur maken: gratis in Excel

Gratis een factuur maken in Excel en Word is eenvoudig. Enkele templates om facturen te maken met Microsoft Office. Betaalde oplossingen zijn vaak beter maar overstappen naar een goed facturatie- of boekhoudprogramma kan altijd nog.

Gratis facturen maken in Word en Excel

Zelf facturen maken in Excel of Word is misschien niet de meest optimale keuze. Maar als je net je onderneming bent gestart is het wel prima om je administratie hiermee te beginnen.

Zo kun je de eerste facturen gratis maken. Factureren met een Word- en Excel-template is heel eenvoudig. Bij de start kun je zelfs je hele boekhouding in Excel bijhouden.

Met een sjabloon of template kun je zelf facturen maken.

Als het aantal groeit, of als je tijd wilt besparen op het maken van de factuur, kun je vaak beter overstappen op een facturatieprogramma of boekhoudprogramma. Daarnaast is er online ook veel gratis facturatie software te vinden. Maar om op gang te komen kun je de eerste facturen gratis maken in Word en Excel.

Gelijk aan de slag met professionele Excel-templates? Online kun je eenvoudig sjablonen downloaden voor Excel-facturen. Voor eenmalig 97 euro heb je complete boekhoudtemplates.

Factuur voorbeelden in Word en Excel

Microsoft Office heeft gratis voorbeeld-facturen beschikbaar. In Excel maak je een nieuw bestand aan (of in het Engels: new file) en kiest niet voor een lege pagina, maar voor een sjabloon (of template). Hier vind je standaard voorbeelden voor facturen (invoice). Deze gaan van simpele tot zeer uitgebreide facturen.

Voor een meer persoonlijke of professionele factuur kun je zo’n gratis template nog wat aanpassen aan je eigen huisstijl. Zo kun je vaak een eigen logo op de factuur plaatsen. Als je zelf je factuur maakt in Word of Excel moet je wel goed opletten of alle verplichte items er op staan:

• Naam, adres en btw-nummer of btw-ID
• KvK-nummer (bij inschrijving Kamer van Koophandel)
• Uniek volgnummer
• Datum waarop de factuur is gemaakt
• Naam en het adres van klant
• Datum (of tijdvlak) waarop goederen of diensten zijn geleverd
• Aantal geleverde goederen of diensten
• Omschrijving van de geleverde diensten/goederen
• Btw-percentage (0, 9 of 21 procent)
• Bedrag dat in rekening wordt gebracht, exclusief btw
• Btw-bedrag in euro’s

Het volgnummer van de factuur moet je in Excel meestal zelf aanpassen. Vervolgens kun je deze opslaan als pdf-bestand en per e-mail versturen naar je klant. Als je een buitenlandse onderneming factureert moet je de btw soms verleggen. Zie voor meer info onze pagina over factureren naar het buitenland.

Online Excel-templates

Naast de sjablonen van Excel zelf zijn er online veel andere templates te vinden waarmee je gratis facturen kunt maken. Soms bieden deze ook hulp bij andere delen van de boekhouding. Zoals de urenregistratie, kilometeradministratie of een overzicht van klantgegevens. Enkele sites met Excel-templates:

• Excel-Boekhouden.nl: Met dit gratis boekhoudsjabloon maak je zelf facturen en een overzicht voor de btw-aangifte.
• Boekhoudeninexcel.nl: Biedt een groot aantal templates. De meesten tegen een eenmalige vergoeding.
• Tuxx: 4 factuursjablonen voor Excel: groothandel, cateraar, schildersbedrijf en aannemer.
• Lancelots: duidelijk voorbeeld van een simpele Nederlandse factuur met uitleg.
• Factuurvoorbeeld.nl: bieden 21 gratis voorbeeldfacturen in Word.
• Excelfacturen.nl: Gratis voorbeeld-facturen volledig aan te passen naar eigen smaak.

Bewaarplicht van facturen

Hoe je jouw factuur ook maakt, houd er altijd rekening mee dat je deze ook 7 jaar moet bewaren. Zolang  kan de belastingdienst inzage eisen in de financiële administratie. Sla de bestanden veilig op (liefst online of op meerdere locaties), denk bijvoorbeeld aan de mogelijkheid van een online backup van je facturen.

Facturen maken met software

Gratis voorbeelden van facturen helpen je snel op weg en met Excel en Word kun je gratis facturen maken die aan alle eisen voldoen.

Je bent er meestal wel veel tijd aan kwijt. Met een factuurprogramma kun je zaken als het toevoegen van adresgegevens, berekening van de btw of het toevoegen van een factuurnummer automatiseren.

Een programma kan het factureren deels automatiseren.

Facturatie- of boekhoudprogramma’s

Met gratis facturatie-software of een gratis boekhoudprogramma kun je soms een stap verder. Al maakt een abonnement op een goedkoop boekhoudprogramma het vaak helemaal compleet. Zo’n programma helpt meestal ook met de btw-aangifte of je debiteurenbeheer.

Met gratis facturatie- of boekhoudsoftware kun je soms een stap verder gaan.

Als klanten deze factuur sneller betalen, bijvoorbeeld door een makkelijke iDEAL-betaallink, zijn de kosten snel terugverdiend. Geschikte programma’s voor zzp’ers zijn bijvoorbeeld Moneybird, Moneymonk of e-Boekhouden. Die laatste biedt haar boekhoudprogramma de eerste vijftien maanden gratis aan. Op onze pagina over online boekhouden vind je verschillende andere programma’s om facturen mee te maken.

Zie ook de info over factureren, alles rond online boekhouden, of onze suggesties voor een boekhoudprogramma voor de eenmanszaak.