Hoe automatiseer ik mijn boekhouding?

Boekhoudsoftware wordt steeds slimmer. Zo kun je steeds grotere delen van je boekhouding automatiseren. Op die manier voldoe je prima aan je administratieplicht en kost het je bovendien niet veel tijd. Een van de aanbieders van boekhoudsoftware die veel automatiseert is Informer. Wij gingen met het bedrijf in gesprek om te horen hoe je hier nu mee begint.

Software voor het online boekhouden kan steeds meer zelf. Goed nieuws, maar dan moeten we daar als ondernemers ook wel zelf gebruik van maken. Wij spraken Peter Potters, commercieel directeur bij Informer, over hoe je dit als ondernemer nou moet aanpakken. Als je de boekhouding wilt automatiseren, waar begin je dan?

1. Stuur je facturen direct door!

Ondernemers ontvangen tegenwoordig de meeste facturen per e-mail. Dan is het downloaden van de bijlage om deze te printen en in een map te doen, vrij omslachtig. Toch gebeurt dat volgens Peter nog veel. “Veel ondernemers houden de cijfers wel online bij, maar de bewijslast volgt nog regelmatig op papier. Omslachtig en tijdrovend.” Vrijwel alle actuele boekhoudprogramma’s bieden tegenwoordig mogelijkheden om facturen digitaal op te slaan, zo legt Peter uit.

Bij sommige boekhoudoplossingen moet je enkele stappen opvolgen als je pdf’s met facturen wilt uploaden. Peter raadt aan om te kijken naar de mogelijkheid om een factuur direct door te kunnen sturen naar een apart e-mailadres. En als je een factuur per post krijgt, of gewoon een bonnetje hebt? Dan maak je met je smartphone een foto en stuur je het document direct door naar de boekhouding via e-mail, of zelfs Facebook Messenger zoals bij Informer zelf.

2. Gebruik de kracht van UBL

UBL is een elektronische standaardtaal binnen financiële documenten, zoals facturen. Eigenlijk wordt er gewoon een klein .xml-bestandje gemaakt waar alle factuurinformatie in opgeslagen staat. Het grote voordeel van UBL is dat een boekhoudprogramma deze bestanden tegenwoordig kan herkennen en zelfs factuurinformatie automatisch in kan lezen. Sterker nog, deze automatisch herkende facturen kunnen helemaal vanzelf worden ingeboekt. Dat samen scheelt natuurlijk heel veel tijd bij het verwerken van inkoopfacturen.

Maar wat als je geen UBL-factuur maken kunt? Helaas sturen nog niet alle bedrijven elektronische facturen. Maar er zijn ook oplossingen die alle facturen en bonnen kunnen herkennen, zegt Peter. Vervolgens worden alle facturen alsnog omgezet naar het elektronische UBL-formaat. Op die manier zou je als ondernemer dus ál je facturen kunnen herkennen en boeken, zonder dat je zelf iets hebt hoeven doen.

3. Nooit meer inloggen bij leveranciers

Het blijft een grote ergernis voor veel ondernemers: het downloaden van de maandelijkse facturen. De omzetaangifte moet worden verstuurd en de boekhouder belt dat hij nog een aantal facturen mist. Vervolgens moet jij als ondernemer bij al die leveranciers en in hun systemen op zoek naar de facturen. Dat betekent inloggen op verschillende websites, met de kans dat je een bepaald wachtwoord niet snel genoeg kan vinden. En als je ze dan eindelijk gevonden hebt moet je ze nog downloaden en naar de boekhouder sturen. Dat kan natuurlijk veel makkelijker!

Innovatieve boekhoudprogramma’s hebben hiervoor tegenwoordig verschillende oplossingen. Bij Informer wordt er gewerkt met zogenaamde ‘online robots’. Peter legt uit hoe het werkt: “hiermee log je één keer in met de inloggegevens van een leverancier. Vervolgens zal deze iedere nieuwe factuur automatisch downloaden en direct in je administratie zetten. En een bijkomstig voordeel is dat de factuur wordt opgestuurd in UBL-formaat, waardoor het zelfs mogelijk is om de factuur helemaal automatisch te laten boeken.”

4. Razendsnel betalingen verwerken

Natuurlijk moeten ook alle betalingen in de administratie worden verwerkt. Tegenwoordig kun je bij de meeste Nederlandse banken gebruikmaken van elektronische bankafschriften. Sommige boekhoudprogramma’s hebben speciale koppelingen. Peter adviseert hier gebruik van te maken: “zorg dat wanneer je de bankafschriften in je online boekhouding hebt staan, je automatisch betalingen matcht aan in- en verkoopfacturen of ingevoerde regels. Je zult zien dat je hiermee veel tijd kunt besparen. Op die manier wordt verreweg het grootste deel van de bankadministratie automatisch uitgevoerd.”

5. Laat de boekhouder meekijken

Werk jij met boekhoudsoftware waarmee de boekhouder direct kan meekijken? Of zie je hem eens per kwartaal wanneer de omzetaangifte wordt gedaan, en controleert hij dan pas deze gegevens? Door achteraf pas zaken te signaleren ben je vaak veel meer tijd kwijt aan het vinden of corrigeren van de juiste cijfers.

Met bovenstaande tips kan elke ondernemer aan de slag. Natuurlijk is dit nog maar het begin. Hiermee leg je een basis, maar houd continu bij of jij vaste werkzaamheden telkens herhaalt en of je die niet kunt automatiseren. Dat kan soms tot in de details. Denk bijvoorbeeld aan het overmaken van vaste maandelijkse kosten. Betaal je deze elke maand met de hand of wordt het automatisch afgeschreven? Controleer jij handmatig je debiteurenadministratie, of helpt de boekhoudsoftware je hierbij? Door vaste patronen uit de boekhouding te automatiseren kun je tot 80% van deze tijd besparen, elke maand weer.