menu
e-boekhouden

Kantoorartikelen

Of je nu vanuit huis gaat werken of kantoorruimte huurt, voor het creëren van een fijne werkplek ontkom je er niet aan om de nodige kantoorartikelen aan te schaffen. Waar moet je allemaal aan denken? En ook niet onbelangrijk: wat kost het?

KantoorartikelenBij kantoorartikelen denken mensen soms al snel aan een nietmachine, perforator of een notitieblok en wat pennen. Maar als je voor het eerst een werkplek inricht kun je je geld waarschijnlijk beter aan andere zaken uitgeven. Welke artikelen heb je nu nodig om een volledig ingericht kantoor te realiseren? Om te beginnen bij de basis: het inrichten van een werkplek begint met een bureau – het liefst een verstelbare – en een (ergonomische) bureaustoel, zodat je in een goede houding kunt werken. Hoewel je de kosten van de kantoorartikelen waarschijnlijk binnen de perken wilt houden, is het aan te raden om niet te veel te bezuinigen op deze artikelen.

Bureau en bureaustoel

Er zijn talloze (web)winkels waar je bureaus en bureaustoelen kunt aanschaffen. Wil je op de kosten letten, dan loont het de moeite om het tweedehandsaanbod van kantoorartikelen eens te bestuderen. Dit kan via bekende kanalen als marktplaats, maar er zijn ook verschillende bedrijven die van de verkoop van gebruikte kantoorartikelen hun bedrijfsmodel hebben gemaakt.

Een andere optie is om deze kantoorartikelen te leasen. In dat geval ben je niet de rechtmatige eigenaar van de spullen, maar gedurende de looptijd mag je er wel gebruik van maken. In ruil voor een maandelijkse vergoeding draagt de leasemaatschappij de zorg voor eventuele onderhoudskosten. Na afloop van de leaseperiode kun je de kantoorartikelen teruggeven, overnemen of – in de meeste gevallen – verder leasen.

Wat kost kantoormeubilair?

Een bureau heb je vanaf een paar tientjes tot vele honderden euro (bijvoorbeeld wanneer je een zit/sta-bureau wilt). Hetzelfde geldt voor bureaustoelen. Vanaf ongeveer twintig euro heb je een simpele bureaustoel. Wil je wat meer comfort, dan gaat dit bedrag al snel richting de honderd euro. Ergonomische bureaustoelen beginnen veelal bij enkele honderden euro’s en kunnen oplopen tot een kleine duizend euro.

Wil je het kantoormeubilair leasen, dan zijn de kosten hiervan onder meer afhankelijk van de producten die je wilt huren en de gewenste looptijd. Als richtlijn kun je aanhouden dat leasen vooral wordt ingezet voor de wat duurdere kantoorartikelen. Bij goedkopere bureaus en stoelen is kopen vaak voordeliger.

Opbergruimte en opbergmiddelen

Om kantoorartikelen als pennen, plakband, nietmachines, scharen, notitieblokken, post-its, enveloppen, postzegels en dergelijke te bewaren, is een ladeblok een aanrader. Mappen – en andere documenten – zijn fijner op te bergen in een (archief)kast. Een simpel ladeblok, ook wel bureaukast genoemd, begint bij zo’n vijftig euro. Voor een kast ben je al snel minimaal honderd euro kwijt.

Computer of laptop

Voor het uitoefenen van je werkzaamheden is een computer of laptop tegenwoordig niet meer weg te denken. Wie (veel) vanaf een laptop werkt, kan ook gebaat zijn bij een los toetsenbord, een monitor en een muis. Ook een laptoptas is handig voor als je je laptop wel eens meeneemt naar afspraken.

De kosten voor kantoorartikelen als een computer of laptop lopen ontzettend uiteen. Voor ongeveer tweehonderd euro heb je al een nette standaardlaptop of desktop, maar wil je bijvoorbeeld een extra snelle uitvoering of een MacBook/iMac, dan kun je hier (heel) wat meer geld voor uittrekken. Wil je daar een los toetsenbord (vanaf twintig euro), een monitor (minimaal tachtig euro) en/of een muis (vanaf een paar euro) bij, dan ben je op z’n minst honderd euro verder.

Software

Wat het ook wordt, met alleen de hardware ben je er nog niet. Om fijn te kunnen werken, zal je naast bovenstaande kantoorartikelen ook software moeten aanschaffen. Microsoft Office is populair maar daarbovenop zijn er tal van andere softwarepakketten die het leven van een ondernemer net wat makkelijker kunnen maken. Denk bijvoorbeeld aan een boekhoudprogramma of facturatiesoftware.

Ook een eigen website is tegenwoordig een must, ongeacht of je producten (of diensten) online aanbiedt. Om een website te kunnen lanceren, zal je eerst een domeinnaam moeten vastleggen. Daarnaast heb je webhosting nodig voor het in de lucht krijgen (en houden) van de website. Vanaf vijf euro per maand kun je terecht bij bedrijven die gespecialiseerd zijn in webhosting. In de meeste gevallen kunnen zij je ook helpen bij het vastleggen en behouden van een domeinnaam (vanaf een paar euro per jaar).

Printer en printbenodigdheden

Eén printer is vaak wel genoeg.
Eén printer is vaak wel genoeg.

Hoewel je in theorie heel goed papierloos kunt werken – zeker nu je steeds meer dingen online kunt beheren – kan het prettig zijn om bepaalde documenten, zoals offertes of presentaties, af te drukken. Een goede printer (eventueel met scanfunctie) is hierdoor geen overbodige luxe. En als de onderneming wat omvangrijker wordt, kan het ook fijn zijn als je etiketten kunt printen om orde aan te brengen in bijvoorbeeld je archiefkast.

De kosten voor een printer zijn erg afhankelijk van je wensen. Maak je sporadisch een afdruk, dan volstaat een simpel thuisprinter. Voor zo’n vijftig euro heb je een nette printer, waarmee je kunt printen, scannen en kopiëren. Wil je adresstickers en (verzend)labels kunnen printer, dan is een labelprinter een aanrader. Deze printers zijn verkrijgbaar vanaf enkele tientjes, maar je hebt ook varianten van honderd(en) euro(‘s).

Naast de printer zelf heb je uiteraard papier (vanaf een paar euro) nodig en cartridges of een toner (beiden minimaal tien euro). Werk je met vertrouwelijke informatie, dan is een papiervernietiger het overwegen waard. Reken voor dit kantoorartikel op ongeveer vijftig euro.

Visitekaartjes

Ondanks dat je via kanalen als LinkedIn eenvoudig contactgegevens kunt achterhalen, heeft een groot percentage van de ondernemers nog altijd wat visitekaartjes op zak. Al was het alleen maar om tijdens een netwerkevent, meeting of andere bijeenkomst snel gegevens te kunnen uitwisselen. Er zijn talloze drukkerijen en online spelers waarbij je deze kaartjes kunt bestellen. De prijzen – voor vijfhonderd visitekaartjes – beginnen bij ongeveer tien euro.

Verlichting en klimaat

Niet alleen het meubilair is bepalend of je je werkzaamheden comfortabel kunt uitvoeren, ook de verlichting speelt een grote rol bij het werkcomfort. Goede verlichting stimuleert niet alleen de productiviteit, het zorgt er ook voor dat je fitter blijft. Een plafondlamp (reken op minimaal veertig euro) of inbouwspots (vanaf twee tientjes per stuk) worden in werkkamers het meest gebruikt voor de basisverlichting.

Een te veel aan licht is overigens ook niet prettig. Het plaatsen van zonwering is in veel gevallen geen overbodige luxe. De prijs van dit kantoorartikel hiervan is sterk afhankelijk van het type zonwering. Jaloezieën heb je al voor enkele tientjes, terwijl de prijs van een screen begint bij ongeveer zestig euro. Voor de warme lente- en zomermaanden kan een (mobiele) airco uitkomst bieden (vanaf zo’n 250 euro).

Overige kantoorartikelen

Naast bovenstaande kantoorartikelen vinden sommige ondernemers het prettig om hun werkruimte wat op te fleuren met planten en (muur)decoraties (beiden vanaf zo’n tien euro). Ook een prullenbak (vanaf vijf euro), kapstok (vanaf tien euro) en vaste telefoon (paar tientjes) misstaan niet in een kantooromgeving.

Is je reguliere internet niet toereikend? Dan kan zakelijk internet handig zijn. De kosten hiervoor – die beginnen bij ongeveer veertig euro per maand – liggen hoger dan voor particulieren. Dit komt onder meer omdat de capaciteit van de internetverbinding onder minder gebruikers wordt verdeeld. Naast de hogere snelheid heeft zakelijk internet enkele andere voordelen, zoals een hogere uptime.

Eenmalige of terugkerende kosten?

Veel kantoorartikelen koop je eenmalig, zoals kantoormeubilair, opbergmiddelen, een printer, een vaste telefoon, verlichting, zonwering en een mobiele airco. Natuurlijk kun je na verloop van tijd beslissen dat de inrichting een upgrade of uitbreiding nodig heeft, maar met deze kantoorartikelen kun je als je wilt een flinke tijd vooruit.

Bij andere kantoorartikelen is de kans groot dat je ze meerdere keren per jaar aanschaft. Denk aan printpapier, cartridges of toners, notitieblokken en mappen. En wie weet ga je zo snel door je voorraad visitekaartjes heen dat je deze al snel moet bijbestellen. Ook de kosten voor softwarepakketten en het (zakelijke) internet zijn terugkerend. Heb je besloten om bepaalde kantoorartikelen te leasen, dan zal hier ook maandelijks een rekening voor ontvangen.

Welke kantoorartikelen zijn aftrekbaar?

In de regel zijn alle zakelijke kosten aftrekbaar. Of het nu drukwerk is, kantoormeubilair of een internetverbinding, zolang je het zakelijk gebruikt, mag je het opvoeren als aftrekpost. Waar je wel op moet letten is het percentage dat je het zakelijk gebruikt (bijvoorbeeld internet- of telefoonkosten). Stel dat je je telefoon voor vijftig procent zakelijk gebruikt, dan mag je de kosten dus ook maar voor de helft aftrekken van de belasting.

Daarnaast wordt er onderscheid gemaakt tussen kosten en investeringen, oftewel aftrekposten die je verspreid over meerdere jaren van de belasting afschrijft. Om een product te mogen afschrijven moet het een waarde hebben van minimaal 450 euro exclusief btw en langer dan een jaar meegaan. De meeste kantoorartikelen in deze lijst vallen onder kosten. Maar een bureau(stoel), printer, kast, computer of laptop zou dus ook een investering kunnen zijn.