menu

Rittenregistratie

Bij een auto van de zaak krijg je te maken met de bijtelling privégebruik in het geval de auto ook privé gebruikt wordt tenzij je per jaar minder dan 500 kilometer privé rijdt, dan geldt de bijtelling niet. Je zult het aantal kilometers dat je privé gereden hebt moeten bewijzen aan de belastingdienst. Het is daarom noodzakelijk om een nauwkeurig opgestelde rittenregistratie te hebben wanneer je een auto hebt ingebracht in de eenmanszaak.

Rittenregistratie Houd je de ritten van je auto van de zaak bij? De belastingdienst kan je rittenregistratie op elk moment opvragen, dus zorg ervoor dat de administratie altijd op orde is, en alleen waarheden bevat. Elke rit die is gemaakt moet kunnen worden verantwoord. Een stukje omrijden voor privé doeleinden wanneer er een zakelijke rit gemaakt wordt is er niet bij. De belastingdienst controleert de juistheid van de rittenregistratie bijvoorbeeld aan de hand van agenda’s, garagenota’s, de routeplanner, e.a. Het is dus aan te raden om ook van deze informatie een goede administratie bij te houden.

Verplicht qua rittenregistratie

  • Merk en type van de auto
  • Kentekennummer
  • Periode waarin de auto beschikbaar was
  • Begin en eind stand van de kilometerstand
  • Adres van het vertrek- en aankomstadres, als het om een retour rit gaat moet dit tweemaal in de boeken staan
  • De route als dit niet de normale route is (i.v.m. files of omleidingen)

Een rit wordt gedefinieerd als een reisafstand tussen twee adressen. Wanneer iemand op een werkdag ’s ochtends naar zijn werkplaats rijdt en ’s avonds weer terug naar huis geldt dit als twee afzonderlijke ritten. Een rit heeft een gemengd karakter wanneer er zowel zakelijk als privé kilometers gemaakt worden in deze rit. Voor elke rit moeten de volgende gegevens in de administratie staan: de datum, de begin- en eindstand van de kilometerteller, begin- en eind adres, de gereden route als die afwijkt van de gebruikelijke route, het karakter van de rit (privé of zakelijk) en bij een rit met een gemengd karakter moeten de privé-omrij kilometers vermeld worden.

Voorbeeld rittenadministratie

De belastingdienst geeft het volgende schematische overzicht voor een volledig sluitende rittenadministratie:

rittenadministratie voorbeeld
Voorbeeld van rittenadministratie – Belastingdienst.nl

1. De ritten worden per dag genummerd.
2. Je hoeft alleen bij een afwijkende route deze tabel in te vullen.
3. Het bezoekadres vul je in als het gaat om een zakelijke rit.
4. & 5. Gaat het om een privé-rit dan vul je deze kolommen in.

Rittenadministratie in Excel

Het beste voorbeeld van een administratie in Excel vind je bij Microsoft zelf: hier te downloaden. Een administratie in Excel is waarschijnlijk voldoende wanneer je vaak dezelfde rit maakt. Maak je veel verschillende ritten dan is er vaak betere software beschikbaar.

Rittenadministratie bijhouden via software?

Wat je registreert is vastgelegd, maar hoe je dat doet is aan jou. Je kunt het dus zelfs op papier bijhouden, als je dat het liefste doet. Een schriftje in de auto zou volstaan. Via je mobiele telefoon kun je het ook in een spreadsheetprogramma als Excel of Google Docs bijhouden wat het qua administratie natuurlijk wel makkelijker maakt. Kijk hier voor een voorbeeld kilometerregistratie Excel-formulier.

Ritten bijhouden via online boekhouding

Voor het bijhouden van de autoritten bieden sommige boekhoudprogramma’s ook een oplossing. Informer Online heeft een samenwerking met een aanbieder van rittenregistratie. Moneymonk, een nieuwe Utrechtse aanbieder in het segment van online boekhouden, biedt zelfs een gratis oplossing voor de rittenregistratie aan.

Rittenregistratie via black box

Er zijn ook hulpmiddelen op de markt die de rittenregistratie makkelijker maken. De zogenaamde black box voor in de auto. Deze houdt voor elke rit precies alle data bij. Vooraf geef je op of het gaat om een zakelijke of privérit. Zo heb je te allen tijde de registratie van de ritten met de auto op orde.

Geen zin in een kastje in je auto, maar ook geen zin om handmatig de administratie van alle ritten bij te houden? Kijk dan eens naar het GPS Volgsysteem van Ritassist. Deze software werkt volledig online, je hoeft je dus niet meer druk te maken over installeren of updaten van de software. De rapporten die Ritassist maakt worden door de belastingdienst goed gekeurd voor de rittenregistratie. De registratie beperkt zich overigens niet alleen tot auto’s, met het Voertuig Volgsysteem kun je alle type machines registreren.