Factuur maken

Een factuur maken en versturen is waarschijnlijk de meest plezierige taak die komt kijken bij de administratie van de eenmanszaak. Je wordt betaald voor de diensten en/of goederen die je hebt geleverd; hier heb je het uiteraard allemaal voor gedaan! De belastingdienst heeft een aantal eisen gesteld over wat er op een factuur moet staan. Verder zijn op deze pagina een aantal voorbeelden van hoe je gemakkelijk in Excel zelf je facturen kan maken. 

Met bijna alle boekhoudprogramma’s kun je ook de factuur maken. Maar een boekhoudpakket kost geld, en is soms onnodig omslachtig waardoor starters het nog wel eens zelf willen uitvogelen met Excel of een ander spreadsheetprogramma. Toch is er ook prima boekhoudsoftware voor beginners, zoals E-boekhouden, MoneyMonk en Moneybird. We raden ondernemers daarom zeker niet aan om zelf te gaan stoeien met facturen, maar als je net als wij vrij eigenwijs bent en toch benieuwd bent naar alle mogelijkheden hierbij een opsomming.

Verplichte gegevens op een factuur

De belastingdienst stelt de volgende eisen aan facturen:

  • Een factuur moet een (uniek) opvolgend factuurnummer hebben.
  • Datum van uitreiking van de factuur staat vermeld.
  • De datum of data waarop de diensten of producten geleverd zijn.
  • Naam, adres, kvk-nummer en btw-identificatienummer van je bedrijf
  • Volledige naam en adres van de klant. Belangrijk: een postbusnummer geldt niet als adres.
  • Een duidelijke omschrijving en het aantal van de geleverde dienst of producten.
  • De prijs exclusief btw en het totaalbedrag.
  • De btw-tarief in procenten en btw-bedrag in euro’s: bij verschillende btw-tarieven voor diensten of producten moet duidelijk onderscheid worden gemaakt per onderdeel.
  • Het btw-identificatienummer van de klant moet vermeld worden, wanneer er sprake is van een levering aan een andere lidstaat van de EU of als je klant op grond van een verleggingsregeling verantwoordelijk is voor de afdracht van btw. Let op: je bent als Nederlandse ondernemer verplicht van het btw-nummer van je klant te controleren op juistheid.

Dit zijn de basisregels waaraan een factuur moet voldoen, kijk voor uitzonderingen bij de belastingdienst.

Hoe maak ik een professionele factuur?

Factuur maken met Excel

Facturen maken in Excel is erg gemakkelijk. Er zitten voorbeeldsjablonen in Excel om facturen te maken. Microsoft heeft zelf een uitgebreide online handleiding. Ook kun je zelf gemakkelijk een aangepaste factuur maken. Zibb heeft een online cursus facturen maken in Excel op YouTube. Gratis Excelsjablonen voor facturen staan op tuxx.nl, voorbeeld-office.com en uiteraard op boekhoudeninexcel.nl.

In 3 stappen een factuur maken met Excel:

1. Kies in Excel ‘nieuw bestand’ maken.
2. Klik op galerie en vervolgens facturen. Kies het sjabloon dat je het meest aanspreekt.
3. Vul gegevens in. Let erop dat alle verplichtingen die gelden voor facturen op de sjablonen vermeld zijn of dat je deze zelf toevoegt.

Factuur maken met een boekhoudprogramma

Wanneer je veel verschillende klanten hebt, kan het handig zijn om te denken over een boekhoudprogramma. Deze kunnen automatisch facturen genereren. Daarnaast heb je gelijk de volledige boekhouding op orde. De belastingaangifte regel je dan met één druk op de knop. Boekhoudprogramma’s die wij aanraden zijn:

  • E-boekhouden: Gratis 14 dagen proberen, voor nieuwe ondernemers is zelfs het hele eerste ondernemingsjaar gratis. Gratis Boekhoudcursus.
  • MoneyMonk: Biedt naast boekhoudsoftware ook gratis oplossingen voor urenregistratie en rittenadministratie.
  • Exact Online: Gratis proefperiode van 30 dagen. Boekhouden vanaf 31 euro per maand.

Lees meer over deze mogelijkheden op onze boekhoudprogramma-pagina.

Online factuur maken

Verschillende websites bieden de mogelijkheid voor het online maken en sturen van facturen.

  • Moneybird: ideaal voor zzp’ers en mkb. Het gratis pakket geeft je de ruimte voor 3 facturen, 3 offertes en 3 inkoopfacturen per maand te sturen. Daarnaast kun je iDEAL betalingen ontvangen. Meer functies krijg je bij pakketten van € 10 en € 25 per maand.
  • Efactuurdirect: verschillende boekhoudkundige opties in het onbeperkte abonnement van € 99 per jaar, zoals statistieken, een eigen huisstijl, offertes en urenregistratie. Ook kun je voor een (beperkte) gratis versie kiezen.
  • Factuursturen.nl: een gratis account tot 3 facturen per maand, daarna € 0,40 per factuur tot maximaal € 10 per maand.
  • WeFact: WeFactStandard is speciaal voor kleine ondernemingen en eenmanszaken. Na een proefperiode van 30 dagen kost het € 12,50 per maand.
  • MoneyMedic: deze website geeft keuze uit een gratis abonnement, een uitgebreider Zilver (€ 8,49) en een onbeperkt Goud abonnement (€ 16,99). Met de gratis versie kun je nog niet veel, maar met betaalde abonnementen biedt MoneyMedic fijne opties als betaling via iDEAL of PayPal, periodieke facturen, factureren in meer talen en verschillende data-import- en exportfuncties.

Factuur buitenland

Voor facturen die naar een buitenlandse afnemer gaan, moet je letten op de regels die gelden voor de btw. We leggen kort de standaardregels uit op onze pagina over buitenlandse facturen. Kom je er niet uit? Dan kun je via de rekenhulp van de belastingdienst bepalen welke btw-regels voor jou van toepassing zijn in elke situatie.

Binnen de EU

Factureer je een afnemer binnen de EU (buiten NL), dan maak je onderscheid tussen particulieren en ondernemers. Wie geen btw-nummer heeft, wordt als particulier gezien. Voor hen reken je het Nederlandse btw-tarief. Iedere persoon of organisatie met btw-nummer telt in dit geval als ondernemer. Je bent verplicht om het door de klant opgegeven btw-nummer te controleren. De btw wordt hier verlegd naar het land van klant. Uitzonderingen en afwijkende regelgeving vind je bij de Belastingdienst.

Buiten de EU

Bij levering van diensten en/of producten aan afnemers buiten de EU is het handig om je btw-verplichtingen te controleren via de rekenhulp van de Belastingdienst.