menu

Factuur maken

Een factuur maken en versturen is waarschijnlijk de meest plezierige taak die komt kijken bij de administratie van de eenmanszaak. Je wordt betaald voor de diensten en/of goederen die je hebt geleverd; hier heb je het uiteraard allemaal voor gedaan! De belastingdienst heeft een aantal eisen gesteld over wat er op een factuur moet staan. Verder zijn op deze pagina een aantal voorbeelden van hoe je gemakkelijk in Excel zelf je facturen kan maken. 

Met bijna alle boekhoudprogramma’s kun je ook de factuur maken. Maar een boekhoudpakket kost geld, en is soms onnodig omslachtig waardoor starters het nog wel eens zelf willen uitvogelen met Excel of een ander spreadsheetprogramma. Toch zijn er prima boekhoudprogramma’s voor beginners. We raden ondernemers daarom zeker niet aan om zelf te gaan stoeien met facturen maar te kijken naar online boekhouden. Ben je net als wij vrij eigenwijs en toch benieuwd bent naar alle mogelijkheden hierbij een opsomming.

Verplichte gegevens op een factuur

De belastingdienst stelt de volgende eisen aan facturen:

  • Een factuur moet een (uniek) opvolgend factuurnummer hebben.
  • Datum van uitreiking van de factuur staat vermeld.
  • De datum of data waarop de diensten of producten geleverd zijn.
  • Naam, adres, kvk-nummer en btw-identificatienummer van je bedrijf
  • Volledige naam en adres van de klant.
  • Een duidelijke omschrijving en het aantal van de geleverde dienst of producten.
  • De prijs exclusief btw en het totaalbedrag.
  • Het btw-tarief in procenten en btw-bedrag in euro’s: bij verschillende btw-tarieven voor diensten of producten moet duidelijk onderscheid worden gemaakt per onderdeel.
  • Het btw-identificatienummer van de klant moet vermeld worden, wanneer er sprake is van een levering aan een andere lidstaat van de EU of als je klant op grond van een verleggingsregeling verantwoordelijk is voor de afdracht van btw. Let op: je bent als Nederlandse ondernemer verplicht van het btw-nummer van je klant te controleren op juistheid.

Dit zijn de basisregels waaraan een factuur moet voldoen, kijk voor uitzonderingen bij de belastingdienst.

Aanvullende zaken voor het incasseren van facturen

Bovenstaande zaken zijn verplicht. Daarnaast zijn er nog zaken die je zelf op de factuur wilt vermelden, om het afdwingen van een betaling makkelijker te maken. Een onjuiste of onvolledige factuur kan het lastiger of soms zelfs onmogelijk maken om deze te incasseren. Veel facturen hebben bijvoorbeeld geen vervaldatum. Nu zijn daar wettelijk gezien ook wel regels voor, maar die twijfel wil je niet bij de rechter uitvechten. Communiceer daarom duidelijk de betaaltermijn, en vervaldatum van de factuur.

Een andere bekend probleem is het missen van een duidelijk (bezoek)adres van de klant. Denk aan een postbusadres. Dat is leuk voor de verzending, maar daar kan een deurwaarder niet zo makkelijk langs om een dagvaarding met handtekening voor ontvangst af te geven. Ook de tenaamstelling moet duidelijk zijn. Hiermee zorg je ervoor dat duidelijk is wie de factuur moet betalen.

Hoe maak ik een professionele factuur?

Je mag de facturen maken op elke wijze die voor jou prettig werkt. Er zijn dus geen regels die zeggen dat dit moet met erkende software. Als je wilt mag je de factuur dus gewoon met pen en papier uitschrijven, zolang de verplichte zaken maar vermeld zijn. Wel moet je de factuur kunnen bewijzen, maar een foto, of extra geprinte kopie, voldoet. Veel ondernemers die net beginnen, maken facturen daarom in het begin vooral met Word en Excel.

Factuur maken met Excel

Facturen maken in Excel is erg gemakkelijk. Er zitten voorbeeldsjablonen in Excel om facturen te maken. Ook kun je zelf gemakkelijk een aangepaste factuur maken. Zibb heeft een online cursus facturen maken in Excel op YouTube Deze is al wat gedateerd, maar de basis klopt. Gratis Excelsjablonen voor facturen staan op tuxx.nl, voorbeeld-office.com en uiteraard op boekhoudeninexcel.nl.

In 3 stappen een factuur maken met Excel:

1. Kies in Excel ‘nieuw bestand’ maken.
2. Klik op galerie en vervolgens facturen. Kies het sjabloon dat je het meest aanspreekt.
3. Vul gegevens in. Let erop dat alle verplichtingen die gelden voor facturen op de sjablonen vermeld zijn of dat je deze zelf toevoegt.

Factuur maken met een boekhoudprogramma

Wanneer je veel verschillende klanten hebt, kan online boekhouden een uitkomst bieden. Met goede boekhoudprogramma’s kun je heel gemakkelijk zelf facturen maken. Daarnaast heb je gelijk de volledige boekhouding op orde. De belastingaangifte regel je soms gemakkelijk en met één druk op de knop. Boekhoudprogramma’s die wij aanraden zijn:

Yoobi Corporate voor Facturatie

Yoobi is online software voor urenregistratie en facturatie. Verstuur UBL facturen en verwerk automatisch verkoopfacturen in je boekhouding. Dankzij de Yoobi App heb je altijd inzicht in klanten, taken en debiteuren. Gratis demo. Bekijk de website

WeFact (30 dagen gratis) - Bespaar op uw accountant

WeFact Standard is dé nieuwe standaard voor online factureren voor ondernemers. Facturen maken in eigen huisstijl, iDEAL betalingen ontvangen, offertes online accepteren. Altijd bij de hand met de mobiele app. Bekijk de website

Teamleader

Factureren vanuit je CRM systeem was nog nooit zo eenvoudig! Teamleader is modulair opgebouwd: stuur offertes uit en zet deze na acceptatie direct om in facturen. Verzend en laat direct online tekenen door de klant! Bekijk de website

Factuur buitenland

Voor facturen die naar een buitenlandse afnemer gaan, moet je letten op de regels die gelden voor de btw. We leggen kort de standaardregels uit op onze pagina over buitenlandse facturen. Kom je er niet uit? Dan kun je via de rekenhulp van de belastingdienst bepalen welke btw-regels voor jou van toepassing zijn in elke situatie.

Binnen de EU

Factureer je een afnemer binnen de EU (buiten NL), dan maak je onderscheid tussen particulieren en ondernemers. Wie geen btw-nummer heeft, wordt als particulier gezien. Voor hen reken je het Nederlandse btw-tarief. Iedere persoon of organisatie met btw-nummer telt in dit geval als ondernemer. Je bent verplicht om het door de klant opgegeven btw-nummer te controleren. De btw wordt hier verlegd naar het land van klant. Uitzonderingen en afwijkende regelgeving vind je bij de Belastingdienst.

Buiten de EU

Bij levering van diensten en/of producten aan afnemers buiten de EU is het handig om je btw-verplichtingen te controleren via de rekenhulp van de Belastingdienst.