Urenregistratie programma’s

Als eigenaar van een eenmanszaak moet je een goede urenadministratie bijhouden, want één van de eisen die de Belastingdienst stelt, is dat je als ondernemer minimaal 1225 uur per jaar in je onderneming steekt, oftewel bijna 25 uur per week. Erkend worden door de belastingdienst als ondernemer is belangrijk omdat je anders niet in aanmerking komt voor de fiscale voordelen voor ondernemers). 

De belastingdienst kan het urencriterium komen controleren, daarom is het van belang om een urenregistratie bij te houden. De urenregistratie helpt ook bij de bedrijfsvoering: je houdt bij hoeveel uur je aan de klant moet facturen en je krijgt een overzicht over welke bedrijfsactiviteiten het meeste tijd kosten.

Er zijn verschillende urenregistratie programma’s beschikbaar waarmee je de gewerkte/zakelijke uren op een gemakkelijke manier bij kan houden. Vaak is deze verwerkt in een boekhoudprogramma waarmee de volledige administratie van het bedrijf in bijgehouden kan worden. Maar je kan ook kiezen om het bij te houden in een Excel-bestand. Zeker bij kleine en startende bedrijven kan dit voldoende zijn.

Wanneer het aantal klanten en personeel toeneemt is het verstandig om na te denken over een vollediger programma. Deze kunnen na het invullen van de uren automatisch facturen naar klanten sturen en zo een hoop werk uit handen nemen.

Urenregistratie in Excel

Excel is natuurlijk geen puur urenregistratie programma maar iedereen met basiskennis Excel kan een simpel formulier maken. Misschien nog makkelijker is om een sjabloon uit de galerie te gebruiken. Online zijn er ook verschillende gratis sjablonen voor urenregistratie in Excel te vinden: Tuxx, Urenregistratieexcel, Beeldrijk, Vertex42. Mac-gebruikers kunnen ook kiezen voor het programma Numbers, dat vergelijkbaar is met Excel en ook sjablonen heeft, online kun je er nog meer vinden via iWorkcommunity. In plaats van Numbers of Excel biedt Google Docs in haar cloudomgeving een volwaardig alternatief. Naast dit soort spreadsheetoplossingen biedt Moneymonk ook een gratis mogelijkheid om de uren bij te houden, met de hoop dat je uiteindelijk zult overstappen op hun volledige boekhoudpakket.

Wat moet er in een urenregistratie?

Als je zelf een urenregistratie gaat bijhouden met Excel, Numbers of Google Docs, neem dan in ieder geval de volgende onderdelen op in je formulier:

  • Categorieën: verdeel het aantal gewerkte uren onder in bijvoorbeeld: administratie, studie, acquisitie, productie. Geef aan of het gaat om een kernactiviteit of ondersteunende werkzaamheden. Op deze manier kun je goed administreren hoeveel tijd aan verschillende activiteiten wordt gestoken.
  • Uren: laat zien welke uren gefactureerd worden en welke niet. Zorg er in ieder geval voor dat de kernactiviteiten erin staan voor het urencriterium.
  • Werkzaamheden: geef een korte omschrijving van het soort werk dat je hebt verricht. Bijvoorbeeld: in de categorie acquisitie heb je vijf uur staan, waarvan drie uur een netwerkbijeenkomst was en twee uur een zakelijke lunchafspraak.
  • Opdrachtgever: toon aan voor wie bepaalde werkzaamheden zijn uitgevoerd.

In zowel Excel als Numbers kun je het formulier zo maken dat hij automatisch de uren bij elkaar optelt in verschillende categorieën en een totaal aantal uren.

Urenregistratie programma’s

De meeste urenregistratie zit verwerkt in een volledig boekhoudpakket maar er zijn ook programma’s gespecialiseerd in urenregistratie.

  • Moneymonk: biedt naast de boekhoudsoftware een kosteloze oplossing voor urenregistratie.
  • TimeChimp: simpel en innovatieve urenregistratie met eenvoudige facturering voor ZZP en MKB. 30 dagen gratis proberen.
  • EasyTimeTracking: gratis urenregistratie software (Engels). Je kunt een gratis account aanvragen, waar de basiselementen voor urenregistratie in zitten.
  • RescueTime: (Engels) Het programma houdt automatisch bij wat je doet. Een gratis account is mogelijk.
  • TimeWriter: uitgebreide urenadministratie software. Je kunt de software 10 dagen gratis uitproberen.
  • EgroupWare: deze software is uitermate geschikt voor wie in groepsverband werkt.
  • EasyTemplate: simpel programma voor urenregistratie met een gratis proefaccount.

Urenregistratie app’s voor ondernemers

Naast software voor je laptop zijn er ook app’s om je gewerkte uren bij te houden.

  • Timesheet – Time Tracker: (Android € 0,-) zeer uitgebreide app, die er ook nog eens mooi uitziet. Je hebt de mogelijkheid om extra informatie toe te voegen en kunt je gegevens op verschillende manieren (grafiek, schema) bekijken.
  • Time Office: (iOS € 1,79) Engelstalige app met prachtige interface, overzichtelijk opgebouwd met vele mogelijkheden en ideaal voor een zzp’er.
  • Urenregistratie (iOS – € 0,89) een iets minder uitgebreide app dan Timesheet en TimeOffice, maar met voldoende functies om werkzaamheden van elkaar te onderscheiden. Ook kun je gegevens naar een Excelbestand exporteren.