UBL-factuur maken
Een UBL-factuur maken is eenvoudiger dan je denkt. Een UBL-factuur, ook wel omschreven als e-factuur, heeft wat voordelen ten opzichte van een factuur in pdf. Daarnaast kun je met je boekhoudprogramma daarmee ook vaak inkomende facturen automatisch verwerken.
Facturen maken
Je kunt op verschillende manieren een factuur maken. Er zijn nog maar weinig bedrijven die per post factureren. Facturen gemaakt met Word en Excel kun je versturen als bijlage in een e-mail. Ook met een boekhoudprogramma kun je facturen als pdf-bestand versturen, maar e-facturen gaan een stap verder.
Snel en foutloos facturen maken met een eenvoudig facturatieprogramma? Probeer e-Boekhouden gratis uit of MoneyMonk. Of kies zelf het juiste online facturatieprogramma uit met ons overzicht.
Handmatig pdf-factuur verwerken
Voor starters zijn pdf-facturen vaak een prima begin. Maar als het volume toeneemt ben je er veel tijd aan kwijt. Bij facturen die niet in UBL-formaat zijn gestuurd moet je handmatig gegevens controleren en overnemen in je boekhouding, of een scan- en herkenoplossing gebruiken om een boeking te doen.
Vaak gaat er bij het overzetten informatie verloren en moet je handmatig aanvullingen doen. Dit kost veel tijd en moeite en een foutje in de administratie is dan snel gemaakt. De UBL-standaard is een Europese standaard voor facturen en boekhoudsoftware kan deze e-facturen al deels zelf herkennen en verwerken.
UBL-factuur kan jou en je klant tijd besparen.
Software om UBL-facturen te maken
Er zijn verschillende softwarepakketten waarmee je UBL-facturen kunt maken. Drie populaire factuurprogramma’s zijn:
Gratis voor alle starters: Maak, beheer en verstuur je facturen met de facturatie-module van e-Boekhouden.nl. Factureer online in eigen huisstijl, waardoor je uitstraling en identiteit behouden blijft. Heb je een zakelijke rekening? Dan kun je klanten je facturen direct laten betalen via iDEAL.
Met enkele simpele handelingen is een factuur zo gemaakt en direct per e-mail (als PDF en UBL) verstuurd. DigiBTW biedt facturatie- en boekhoudsoftware speciaal voor zzp'ers. Incl. facturatie, uren- en rittenregistratie en meer.
In minder tijd je administratie gedaan, zonder kennis van boekhouden? Het kan met SnelStart. Onbeperkt offertes en facturen sturen. Je btw-aangifte is zo geregeld. En dat voor een vast bedrag per maand + de eerste 30 dagen gratis.
Wat is een UBL-bestand?
UBL staat voor Universal Business Language en betekent dat een factuur is ontwikkeld volgens een standaard XML-formaat. Dankzij deze standaard structuur kan software zo’n digitale factuur zelf inlezen. Op deze manier kan een factuur vanuit het ene boekhoudsysteem automatisch worden verwerkt in het andere.
Dankzij de UBL-structuur is het niet nodig om facturen eerst handmatig te exporteren of downloaden. Een boekhoudprogramma kan deze zelfstandig ophalen en deels al verwerken in de administratie. Als je een UBL-bestand per e-mail stuurt is de factuur te herkennen aan het .xml-bestand.
UBL staat voor Universal Business Language.
Waarom overstappen op een UBL-factuur?
Bedrijven die zaken doen met de Rijksoverheid of gemeente zijn sinds 2019 verplicht UBL-facturen te gebruiken. Bedrijven die consumenten of andere particuliere bedrijven factureren, zijn dit niet verplicht. Al zijn UBL-facturen ook dan vaak sneller en makkelijker dan facturen maken in Word of Excel.
Door niet elke factuur handmatig te controleren en verwerken bespaar je veel tijd. Als je klant ook in UBL werkt is er nog meer tijdswinst te behalen, omdat betalingen sneller verwerkt zullen worden. Bovendien is factureren in UBL minder foutgevoelig, omdat er geen mensenwerk aan te pas hoeft te komen.
De Nederlandse overheid verplicht het haar zakenpartners.
Wat moet je bij e-facturen handmatig controleren?
Software herkent zelf factuur-elementen zoals het bedrag en de btw. Al moet je ook bij e-facturatie nog wel enkele zaken handmatig verwerken. Om te beginnen gaat het niet altijd in één keer goed en moet je vooral in het begin elke factuur extra goed controleren.
Vooral bij periodieke facturen kun je taken automatiseren.
Als facturen vaker terugkomen, denk aan de huur, internet of telefoonkosten, dan kan het systeem deze herkennen. Over gestructureerde gegevens kan dan geen verwarring meer ontstaan en hierbij maak je minder fouten in de afhandeling. Leveranciersgegevens als het KvK-nummer, btw-nummer en bankrekeningnummer neemt het systeem dan automatisch over.
Komt de factuur goed binnen en kan het systeem alles goed herkennen? Ook dan moet je wel nog zelf de omschrijving en het bedrag goedkeuren. Bijlages of losse bonnetjes, denk aan een losse tankbon of restaurantbon, blijft handwerk.
Hoe overstappen op UBL-facturen?
De overstap naar UBL-facturen maken doe je in de eerste plaats met een geschikt boekhoudprogramma. Alleen daarmee kun je e-facturen automatisch inboeken. Let wel op: nog niet elk boekhoudprogramma biedt deze vorm van e-factureren aan.
Als je klant ook werkt met e-facturatie is er nog meer tijdswinst te behalen.
Heeft je boekhoudpakket wel UBL, dan kun je facturen automatisch als .xml-bijlage in een e-mail laten versturen. Werken je klanten nog niet met e-facturatie, dan kun je daarvoor zowel een pdf- als xml-bestand bijvoegen. Zo weten al je klanten er raad mee.
Ben je op zoek naar een factuurprogramma? De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van facturatieprogramma’s.
UBL-factuur via PEPPOL-netwerk
Een UBL-factuur kun je met een automatische e-mail versturen, maar je kunt deze ook verzenden via het Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL-)netwerk. Dit is een beveiligd netwerk waarmee je UBL-factuur direct in het boekhoudsysteem van de ontvanger terechtkomt.
Hiervoor moeten beide partijen zijn aangesloten op het netwerk. Is een ontvanger niet aangesloten maar jij wel? Dan kun je de UBL-factuur, samen met een pdf-versie, ook per e-mail sturen.
Om PEPPOL te gebruiken heb je toegang nodig tot een Access Point. Hier vind je een lijst van geverifieerde software-organisaties, al heeft je boekhoudsoftware waarschijnlijk zelf al een koppeling met zo’n toegangspunt.