menu
e-boekhouden

UBL-facturen maken

Factureren via UBL is efficiënter en minder foutgevoelig dan het versturen en verwerken van pdf-bestanden. Maar hoe moet je nu UBL-facturen maken? Wat is UBL en hoe werkt het?

UBL facturen maken

Facturen maken kan op heel veel verschillende manieren maar weinig bedrijven zullen hun facturen nog per post opsturen. In plaats daarvan zijn ondernemers overgestapt op digitale alternatieven, zoals door facturen op te stellen in Word en Excel en deze als bijlage in een e-mail te versturen als pdf-bestand.

Voor starters is dit vaak een prima begin. Maar als je klantenbestand groeit of als jij merkt dat facturen soms lang openstaan of wanneer je veel terugkerende facturen krijgt, zul je merken dat zowel jij als je klant hier steeds veel tijd en moeite aan kwijt zijn.

Zo moet je handmatig gegevens controleren en overnemen in je boekhouding, of een scan- en herkenoplossing gebruiken om een boekingsvoorstel te doen. Vaak gaat er bij het overzetten detailinformatie verloren en zijn handmatige aanvullingen noodzakelijk. Dit maakt het proces omslachtig, tijdrovend en bovendien foutgevoelig. Bij facturen in UBL hoeft dit niet meer. 

Wat is UBL?

UBL staat voor Universal Business Language. Het is de standaard structuur waaruit een digitale factuur is opgebouwd, zodat een computer deze digitaal kan inlezen. Op deze manier kan een e-factuur vanuit het ene boekhoudsysteem automatisch verwerkt worden in het andere. Het is dus niet nodig om facturen eerst handmatig te exporteren of downloaden. Een boekhoudprogramma kan deze zelfstandig ophalen en verwerken. Meestal worden ze ook per e-mail gestuurd. Een facturatie die voldoet aan de UBL-structuur is dan te herkennen aan het .xml-bestand, naast of zelfs in plaats van een bestand in pdf-formaat.

Al sinds begin 2017 stelt de Nederlandse overheid elektronische facturen in UBL verplicht voor transacties tussen de Rijksoverheid en leveranciers. Volgens de Europese richtlijn moeten per april 2019 ook decentrale overheden zoals de gemeente aan de UBL-standaard voldoen.

Waarom overstappen op UBL-facturen?

Als je als bedrijf zaken doet met de Rijksoverheid of kleinere overheden zoals de gemeente, dan ben je per april 2019 verplicht om over te stappen op UBL. Bedrijven die consumenten of andere particuliere bedrijven factureren, zijn dit niet verplicht. Maar UBL is wel een stuk sneller en gemakkelijker dan handmatig factureren in Word of Excel.

Je zult wel moeten overstappen op een geschikt boekhoudprogramma. De kosten daarvan zijn soms een paar tientjes per maand maar meestal zijn die snel terugverdiend. Je bespaart zeeën van tijd door niet elke factuur handmatig te controleren en verwerken, maar deze automatisch in te boeken met UBL. Als je klant ook in UBL werkt is er bovendien nog meer tijdswinst te behalen, omdat betalingen veel sneller verwerkt zullen worden.

Daarbij is factureren in UBL minder foutgevoelig, omdat er geen mensenwerk aan te pas hoeft te komen. De factuurelementen zoals het bedrag en de btw worden namelijk digitaal ingelezen. Zo kan er geen verwarring ontstaan en worden er geen fouten gemaakt in de afhandeling. Tevens worden leveranciersgegevens automatisch opgenomen, zoals het KvK-nummer en bankrekeningnummer.

UBL-factuur via e-mail

Hoe kun je overstappen op UBL-facturen? Dat doe je in de eerste plaats door gebruik te maken van een boekhoudsysteem. Alleen dan kunnen je facturen immers automatisch ingeboekt worden in je boekhoudsoftware. Nog niet elk boekhoudprogramma biedt UBL aan, let hier dus wel even op als je een keuze maakt. Als je een boekhoudprogramma met UBL-facturen hebt gevonden dan kun je facturen automatisch versturen vanuit je softwaresysteem als .xml-bijlage in een e-mail. Als je klanten hebt die nog geen gebruik maken van UBL, kun je ervoor kiezen zowel een pdf- als xml-bestand bij te voegen. Zodoende weet elk van je klanten er raad mee.

UBL-factuur via PEPPOL-netwerk

Je kunt facturen in UBL dus automatisch laten versturen in een e-mail, maar je kunt ze ook verzenden via het zogenaamde Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL) facturatienetwerk. Dit vormt een veilig alternatief voor verzending via e-mail. PEPPOL is een beveiligd netwerk waar je UBL-facturen in plaats van via e-mail, direct naar het boekhoudsysteem van de ontvanger kunt sturen. Beide partijen moeten hiervoor zijn aangesloten op het netwerk. Is een ontvanger niet aangesloten maar jij wel? Dan wordt de UBL-factuur meestal samen met een pdf-versie alsnog automatisch in een e-mail afgeleverd.

Om PEPPOL te gebruiken heb je toegang nodig tot een Access Point, maar waarschijnlijk heeft je boekhoudsoftware al een koppeling met zo’n toegangspunt. Hier vind je een lijst van geverifieerde softwareorganisaties waarbij je kunt aankloppen.