menu

Urenregistratie programma

Met een urenregistratie programma kun je aantonen welke uren je aan de eenmanszaak hebt besteed. De belastingdienst kan het urencriterium komen controleren, daarom is het van belang om een urenregistratie bij te houden. De urenregistratie helpt ook bij de bedrijfsvoering: je houdt bij hoeveel uur je aan de klant moet facturen en je krijgt een overzicht over welke bedrijfsactiviteiten het meeste tijd kosten.

Urenregistratie bij zzp’er en freelancer extra belangrijk

Elke ondernemer met een eenmanszaak moet een goede urenadministratie bijhouden. Al is het alleen maar voor het eigen overzicht. Maar voor de urenregistratie van een zzp’er of freelancer is extra belangrijk. Een van de eisen die de Belastingdienst stelt, is dat je minimaal 1225 uur per jaar in je eenmanszaak steekt, oftewel bijna 25 uur per week. Voor zzp’ers en freelancers is dat lastiger om aan te tonen dan voor ondernemers met veel medewerkers. Erkend worden door de belastingdienst als ondernemer is belangrijk omdat je anders niet in aanmerking komt voor de fiscale voordelen voor ondernemers).

Er zijn verschillende urenregistratie programma’s beschikbaar waarmee je de gewerkte/zakelijke uren op een gemakkelijke manier bij kan houden. Vaak is deze verwerkt in een boekhoudprogramma waarmee de volledige administratie van het bedrijf in bijgehouden kan worden. Maar je kan ook kiezen om het bij te houden in een los programma.  Zeker bij kleine en startende bedrijven kan dit voldoende zijn. Wanneer het aantal klanten en personeel toeneemt kun je kijken of je deze kunt koppelen of uitbreiden naar online boekhouden. Zodat je de boekhouding verder kunt automatiseren, en bijvoorbeeld na het invullen van de uren automatisch facturen naar de klant kunt sturen en het programma zo een hoop werk uit handen kan nemen.

Overzicht van urenregistratie programma’s:

Urenregistratie in Excel

Bij de start van een onderneming kiezen veel ondernemers ervoor om voor de urenregistratie geen los programma te kopen, maar om het bij te houden in een eigen systeem. Excel is natuurlijk geen puur urenregistratie programma maar iedereen met basiskennis Excel kan een simpel formulier maken. Misschien nog makkelijker is om een sjabloon uit de galerie te gebruiken. Online zijn er ook verschillende gratis sjablonen voor urenregistratie in Excel te vinden. In plaats van Numbers of Excel biedt Google Docs in haar cloudomgeving een volwaardig alternatief. Deze oplossingen is niets mis mee, maar tegenwoordig zijn er ook prima betaalbare en gebruiksvriendelijke online urenregistratie programma’s te vinden.

Wat moet er in een urenregistratie?

Als je zelf een urenregistratie gaat bijhouden met Excel, Numbers of Google Docs, neem dan in ieder geval de volgende onderdelen op in je formulier:

  • Categorieën: verdeel het aantal gewerkte uren onder in bijvoorbeeld: administratie, studie, acquisitie, productie. Geef aan of het gaat om een kernactiviteit of ondersteunende werkzaamheden. Op deze manier kun je goed administreren hoeveel tijd aan verschillende activiteiten wordt gestoken.
  • Uren: laat zien welke uren gefactureerd worden en welke niet. Zorg er in ieder geval voor dat de kernactiviteiten erin staan voor het urencriterium.
  • Werkzaamheden: geef een korte omschrijving van het soort werk dat je hebt verricht. Bijvoorbeeld: in de categorie acquisitie heb je vijf uur staan, waarvan drie uur een netwerkbijeenkomst was en twee uur een zakelijke lunchafspraak.
  • Opdrachtgever: toon aan voor wie bepaalde werkzaamheden zijn uitgevoerd.

In zowel Excel als Numbers kun je het formulier zo maken dat hij automatisch de uren bij elkaar optelt in verschillende categorieën en een totaal aantal uren.